Les fonctions exactes d’un commis de bureau général varient considérablement selon la taille et le type d’entreprise. En général, cependant, de nombreux commis répondent au téléphone et font le classement. Ils peuvent également répondre aux clients par courrier électronique, par téléphone ou par courrier imprimé. Fondamentalement, les commis généraux effectuent de nombreuses tâches différentes au besoin pour faciliter la paperasserie ou le travail informatique dans un environnement de bureau. De nombreuses personnes occupant ce poste occupent des postes de débutant.
Certains employés de bureau font des courses qui incluent le café pour les réunions. Ils peuvent être chargés de garder les fournitures de bureau bien approvisionnées. Un commis de bureau général peut envoyer des télécopies, faire des photocopies ou adresser des invitations d’entreprise aux clients. Selon les besoins du ministère, les commis généraux peuvent effectuer certaines tâches de tenue de livres ou de saisie de données. Certains commis préparent des lettres ou des envois postaux aux clients.
Les types de tâches que font les commis de bureau généraux peuvent changer de façon saisonnière ou même quotidienne en fonction des besoins de l’entreprise. Bien que les emplois de commis de bureau général aient tendance à être de niveau d’entrée, il existe certains postes supérieurs dans lesquels les commis peuvent rédiger des rapports ou effectuer des tâches d’analyse commerciale. Les greffiers généraux de tous les niveaux doivent être capables de bien travailler avec d’autres personnes et de s’intégrer facilement dans la culture du bureau. Il est important de travailler avec précision pour que les fichiers soient placés au bon endroit. Remplir des informations sur de nombreuses tâches ou projets différents est parfois nécessaire pour un commis général.
Les fonctions d’un commis de bureau général dans une petite entreprise peuvent différer considérablement de celles d’une personne occupant le même poste dans un environnement d’entreprise. Par exemple, dans les très petites entreprises, un commis général peut faire plus de courses comme envoyer des lettres et ramasser le courrier ainsi que l’ouvrir. Ce type de commis est également plus susceptible d’être responsable des mêmes tâches chaque jour, comme répondre au téléphone et attendre les clients. Les commis des postes et de pharmacie doivent souvent recevoir une formation sur les produits.
La relecture est une tâche qu’un commis général peut effectuer dans certains bureaux, car il peut être avantageux d’avoir une autre paire d’yeux pour relire un document important ou une communication client avant de l’envoyer. Dans certains cas, un commis de bureau général peut enregistrer les procès-verbaux lors des réunions, bien que généralement les secrétaires ou les assistants administratifs le fassent.