Les coordonnateurs des admissions sont généralement employés par les écoles et les universités, et dans de nombreux domaines de l’industrie de la santé, y compris les hôpitaux, les maisons de soins infirmiers et les établissements de soins d’urgence. Dans les postes liés à l’éducation, un coordinateur des admissions décide quels étudiants potentiels répondent aux exigences d’une école pour y assister et doit se conformer aux politiques et règlements de l’école lorsqu’il décide quels candidats accepter et rejeter. Lorsqu’un étudiant potentiel est intéressé par une école, la description de poste du coordinateur des admissions comprend la fourniture d’un dossier d’information à l’étudiant et à sa famille, l’assistance à l’individu dans le processus de candidature, la garantie que le quota d’admission de l’école est atteint et l’organisation de visites et d’orientations des étudiants. Dans les établissements de santé, les coordonnateurs des admissions sont chargés d’obtenir des informations financières, médicales et personnelles sur le patient et ses parties financièrement responsables avant son admission dans un établissement médical.
Dans un cadre éducatif, la première des tâches du coordonnateur des admissions est de s’assurer que tous les étudiants potentiels reçoivent des dossiers d’information complets sur les programmes d’aide financière, les disciplines académiques et les activités parascolaires proposées par l’école. Un représentant des admissions aborde également les préoccupations et les questions des étudiants et de leurs familles, et explique les différents parcours diplômants que les étudiants peuvent décider de suivre. Une fois qu’un étudiant a pris la décision de fréquenter l’école, le coordinateur l’aide à obtenir les informations requises, telles que les dossiers scolaires et les relevés de notes nécessaires pour remplir une demande, puis l’aide tout au long du processus de demande. Il peut également aider à planifier une entrevue d’aide financière pour l’étudiant afin de déterminer s’il est admissible à un prêt étudiant, une bourse ou une bourse.
Tout au long de l’année scolaire, le coordinateur des admissions organisera également des visites du campus aux futurs étudiants et à leurs familles. Le coordinateur représente l’école dans son ensemble et doit avoir d’excellentes compétences en communication et en expression orale afin de répondre correctement aux questions des étudiants. Il organise également des séances d’orientation pour les étudiants et des journées portes ouvertes, et tient des dossiers et des dossiers d’admission pour les étudiants actuels et les personnes souhaitant fréquenter l’école. En outre, le représentant des admissions joue un rôle important dans la génération de références pour les étudiants potentiels des étudiants actuels et d’autres écoles, et est parfois tenu de respecter les directives de quota de référence.
Les coordonnateurs des admissions dans le secteur de la santé sont le visage du service médical auprès des patients qui arrivent. Alors que certains patients arrivent à l’établissement pour subir des procédures, des tests et des examens de routine, d’autres peuvent arriver à la clinique ou à l’hôpital en raison d’une maladie grave ou potentiellement mortelle. Il est de la responsabilité du coordonnateur des admissions d’encourager et de rassurer le patient tout en obtenant simultanément les informations nécessaires pour traiter ses documents avec précision, y compris son nom, ses coordonnées, son adresse, sa date de naissance ainsi que ses informations d’emploi et d’assurance dans les juridictions où une assurance est nécessaire. Les hôpitaux et les établissements médicaux s’appuient sur ces informations pour traiter correctement un patient, facturer la partie appropriée et fournir des résultats au service des dossiers médicaux de l’établissement.
Après avoir recueilli les informations, le coordonnateur des admissions médicales les saisit dans le système informatique de l’établissement médical et transmet les données au service approprié. Ces types de coordinateurs fournissent également au patient, à sa famille et à ses proches des informations sur les politiques médicales et de confidentialité de l’établissement, ainsi que des réponses aux questions sur les exigences de paiement, les heures de visite et d’autres questions qu’un patient ou sa famille peuvent avoir lors de l’admission. Le coordinateur doit avoir des compétences en informatique et en organisation ainsi que de la compassion et d’excellentes compétences en communication.