Un gestionnaire d’avantages sociaux est responsable de la gestion de l’administration globale du régime d’avantages sociaux des employés d’une organisation. Les gestionnaires d’avantages sociaux recherchent les meilleurs plans auprès des assureurs aux tarifs les plus compétitifs, communiquent les avantages et leurs coûts respectifs aux employés et supervisent la soumission des formulaires de réclamation des employés à l’assureur. Dans les organisations qui n’ont pas de gestionnaire des avantages sociaux, ces responsabilités sont généralement assumées par les ressources humaines ou l’administration du bureau.
La première étape que prennent les gestionnaires d’avantages sociaux dans la mise en place du plan de santé de l’entreprise consiste à trouver un plan qui convient à la majorité des employés aux meilleurs tarifs. Cela implique de contacter différentes compagnies d’assurance pour connaître les forfaits qu’elles proposent et à quels tarifs. Pour la plupart des organisations, l’assureur idéal propose des forfaits flexibles pour convenir à un éventail d’employés aussi large que possible et au coût le plus bas. Une fois qu’un fournisseur d’assurance a été choisi, le gestionnaire des avantages sociaux établira une relation avec une personne-ressource employée par l’assureur, comme un représentant du régime ou un vendeur d’entreprise.
Un gestionnaire des avantages sociaux est chargé de communiquer clairement les détails du régime d’avantages sociaux à tous les employés admissibles. Ces détails incluent : ce que le plan couvre, le coût et les options de paiement. Avec de nombreux régimes d’avantages sociaux, le coût de la couverture est déduit directement des chèques de paie des employés. Le gestionnaire des avantages sociaux assure également la liaison entre les employés et l’assureur pour répondre à toutes les questions que les employés peuvent avoir, par exemple s’ils peuvent se retirer du régime s’ils sont déjà couverts par le régime d’un conjoint.
Le gestionnaire des avantages sociaux fournit aux employés des documents tels qu’un manuel d’avantages sociaux qui décrit leurs avantages, ainsi qu’une carte d’avantages sociaux qu’ils peuvent présenter aux professionnels de la santé au moment de l’achat si leur plan fonctionne par ticket modérateur plutôt que par remboursement. Les régimes d’avantages sociaux qui fonctionnent par remboursement signifient généralement que le gestionnaire des avantages sociaux doit superviser une grande partie de la paperasse entre l’employé et l’assureur. Le responsable des avantages sociaux examine généralement les demandes avant qu’elles ne soient soumises pour s’assurer que les reçus originaux sont joints et que toutes les informations nécessaires sont fournies sur les formulaires, y compris le numéro d’identification du régime de santé de l’employé, son numéro de sécurité sociale et sa signature.