Un gestionnaire de budget supervise le processus de revenus et de dépenses d’une organisation. Le poste comprend des éléments de comptabilité financière, de prévision, d’audit et de supervision des processus. Ce poste peut être à l’échelle de l’organisation ou basé sur un projet. Le titre est très courant dans les agences gouvernementales et les organisations à but non lucratif, mais peut également être un rôle désigné dans les entreprises à but lucratif qui s’engagent dans la gestion de projet.
Les organisations ont généralement un budget de fonctionnement et un budget d’immobilisations ou d’installations et d’équipement. Un budget d’investissement a tendance à être statique, car les dépenses d’investissement ont tendance à se dérouler selon un plan spécifique qui nécessite peu de gestion quotidienne. Les budgets de fonctionnement sont cependant très fluides. Ces types de budgets reposent sur des projections de revenus et de dépenses qui sont faites au début de l’année mais peuvent s’avérer inexactes car la réalité des opérations commerciales se déroule en temps réel.
Les directeurs financiers (CFO) ou les directeurs des finances embauchent généralement des gestionnaires de budget en tant que spécialistes de la gestion intermédiaire. Le gestionnaire du budget gère tous les aspects de l’élaboration des budgets d’exploitation et d’investissement au début de l’exercice lorsqu’une organisation planifie l’année à venir. Ses fonctions ne s’arrêtent toutefois pas à la planification de l’avenir. Un gestionnaire de budget surveille également le personnel, les services ou les projets pour s’assurer que les revenus et les dépenses atteignent les objectifs budgétaires. Si les revenus sont inférieurs au budget ou que les dépenses dépassent le budget, le responsable du budget signale l’écart aux dirigeants de l’organisation afin que les projections et les plans puissent être modifiés.
Les tâches spécifiques d’un gestionnaire de budget comprennent l’élaboration de prévisions de revenus et de dépenses sur une ou plusieurs années pour l’ensemble de l’organisation ou du projet. Ces prévisions sont généralement ventilées par projet ou par service, notamment pour les budgets de fonctionnement. Une fois que le budget d’un exercice a été approuvé, le responsable travaille avec les chefs de service et de projet pour maintenir leurs activités dans les paramètres budgétaires. Le responsable du budget interagit fréquemment avec les dirigeants sur le budget de fonctionnement, parfois sur une base mensuelle, pour signaler les écarts et proposer des solutions pour modifier le budget afin de refléter les circonstances réelles.
À la fin de l’exercice, le gestionnaire conforme le budget aux dépenses réelles encourues et aux revenus générés, et fournit cette information aux dirigeants de l’organisation et aux fiscalistes. Le processus recommence alors, car les budgets annuels à venir sont modifiés pour refléter ce qui s’est passé au cours de l’année qui vient de s’écouler. Pendant ce temps, le gestionnaire du budget est chargé d’établir des politiques et des procédures de déclaration des revenus et des dépenses et de gérer un processus budgétaire conforme aux meilleures pratiques de l’industrie.