Un planificateur de congrès est une personne spécialisée dans la planification et l’organisation de congrès, allant des rencontres de médecins aux conventions de bandes dessinées. Les planificateurs de congrès peuvent travailler pour des sites de congrès populaires, offrant une assistance aux personnes qui réservent ces sites dans le but d’organiser des congrès. Ils peuvent également travailler pour des entreprises privées, et certains planificateurs de congrès se spécialisent dans des types particuliers de congrès, devenant ainsi la personne de référence pour les personnes qui souhaitent que les congrès se déroulent sans heurts et attirent des participants.
Organiser une convention demande beaucoup d’efforts. En plus de sécuriser un site où la convention doit avoir lieu, un planificateur de convention s’occupe également d’obtenir une assurance responsabilité civile, une main-d’œuvre pour la convention et tous les objets spéciaux et le soutien dont les participants à la convention ont besoin. Les organisateurs de congrès peuvent également réserver des suites de chambres dans des hôtels locaux, coordonner le transport vers et depuis les principaux aéroports et organiser l’hébergement des conférenciers invités et des lauréats du congrès. Les services de planification comprennent également la prise de dispositions pour les repas, l’obtention de permis s’ils sont nécessaires pour la convention, l’organisation de la sécurité et la prise en charge de services spéciaux tels qu’une garderie pour les participants à la convention.
En plus de s’occuper des rouages physiques de la convention, le planificateur de la convention s’occupe également du matériel imprimé pour la convention, des panneaux pour diriger les gens autour de l’installation aux programmes de la convention remis aux personnes assistant à la convention. Le planificateur de la convention organise et publie un horaire, réserve les conférenciers et les invités du panel, et prend les réservations des personnes qui prévoient d’assister à la convention. Systèmes de réservation comprenant des systèmes de suivi des paiements et des systèmes de génération de badges. Le planificateur de la convention rassemble également des sacs de cadeaux et d’autres matériaux pour les personnes participant à la convention.
L’organisation d’un congrès comprend également généralement du marketing et d’autres communications, notamment des publipostages, des sites Web, des listes de courrier électronique et la disposition de tableaux d’affichage pour les participants qui souhaitent créer un réseau avant le congrès. Le planificateur de convention coordonne également la réception des objets expédiés à la convention, tels que des stands et des stands pour une surface de vente, des livres d’auteurs s’exprimant lors de la convention, etc. L’organisation de l’espace de la convention est également une partie essentielle du travail, les planificateurs de la convention affectant l’espace d’affichage, déterminant quels panneaux et événements doivent aller où et s’assurant que les participants se rendent là où ils doivent aller.
Un planificateur de convention est généralement assisté par un personnel à qui diverses tâches peuvent être déléguées, et les membres du personnel sont présents à tout moment pendant la convention pour traiter les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Ce type de travail nécessite d’excellentes compétences en organisation et en relations humaines, ainsi que la capacité de jongler avec de nombreuses tâches différentes à la fois. Chaque jour, un organisateur de congrès peut traiter avec un conférencier qui est vexé par l’hébergement à l’hôtel, la police locale préoccupée par les problèmes de stationnement, les vendeurs qui souhaitent changer de place sur le sol du congrès et une grande variété d’autres problèmes.