Un préparateur de commandes, également appelé préposé aux commandes, accepte les commandes pour son employeur et les traite. Cela signifie généralement enregistrer les produits ou services qu’un client a commandés ; enregistrer les informations d’expédition et de facturation ; et soumettre les informations à une base de données ou les envoyer au département suivant pour exécution. Dans de nombreux cas, un préparateur de commandes accepte et traite les commandes qu’il reçoit par téléphone. Ce n’est cependant pas toujours le cas et une personne portant ce titre peut également prendre des commandes en personne, par courrier, et même via Internet. Parfois, une personne portant ce titre peut également traiter les plaintes des clients, ou au moins les transmettre au service client.
Les préparateurs de commandes sont généralement chargés de prendre les commandes des personnes qui souhaitent acheter les produits ou services d’une entreprise. Une personne ayant ce travail peut prendre les informations fournies par le client, telles que les quantités d’articles ; informations d’expédition et de facturation; et le type de paiement, et le saisir dans une base de données informatique. Il peut calculer le coût total des articles ou services que le client souhaite acheter ainsi que les éventuelles taxes et frais de livraison. Il pourra alors saisir ces informations dans le système de traitement des commandes de la société et fournir au client un reçu. Lorsque les commandes sont traitées par téléphone, il peut fournir à un client une confirmation verbale du montant qui est dû et envoyer un reçu par e-mail.
Une fois qu’un préparateur de commandes a terminé une commande, il passe généralement à l’étape suivante du traitement. À cette fin, un préparateur de commandes peut envoyer la commande à la personne ou au service suivant dans la chaîne d’exécution des commandes. Dans certains cas, cependant, les commandes peuvent être stockées dans une base de données pour être récupérées et exécutées en fonction du calendrier de traitement des commandes unique de l’entreprise.
De nombreux préparateurs de commandes prennent les commandes par téléphone. Certains préparateurs de commandes peuvent toutefois prendre les commandes des clients en personne. Parfois, ils peuvent même collecter les commandes envoyées par courrier ou via Internet et les traiter sans contact avec le client.
Il n’y a pas d’exigences éducatives spécifiques qu’une personne doit remplir pour devenir préparateur de commandes. Cependant, de nombreux employeurs préfèrent ceux qui ont obtenu un diplôme d’études secondaires ou un diplôme de développement de l’enseignement général (GED). On s’attend généralement à ce que les candidats à ce poste aient des compétences en informatique, et l’expérience en matière de saisie de données et de service client peut donner à une personne un avantage sur les autres candidats. Dans la plupart des cas, les nouvelles recrues pour ce poste reçoivent une formation en cours d’emploi.