Un représentant d’inscription fait généralement référence à une personne qui travaille dans un hôpital ou un autre grand fournisseur de soins de santé, aidant et enregistrant les patients lors de leur première visite. Dans certains cas, ce titre de poste peut être utilisé dans d’autres environnements, cependant ; tout, d’une personne aidant les étudiants à s’inscrire à des cours dans un collège ou une université, à une personne sur un bateau de croisière qui signe les invités dans leur chambre à leur arrivée. Ces descriptions de poste pour un représentant de l’inscription sont cependant beaucoup moins courantes. La plupart du temps, cette personne accueillera des personnes dans un hôpital, qu’elles soient là pour des tests programmés ou qu’elles arrivent pour une urgence.
La plupart des grands hôpitaux ont deux services d’enregistrement. L’un sera probablement situé dans une zone de consultation externe, où les patients qui viennent à l’hôpital pour des tests et des procédures programmés arriveront pour s’enregistrer. Le deuxième service d’enregistrement sera situé dans la zone du service d’urgence. Chacun de ces départements aura probablement un représentant d’inscription en service en tout temps; la plupart des hôpitaux auront un certain nombre de représentants travaillant en même temps afin que les patients n’aient pas à attendre. Les employés qui travaillent dans le service de consultation externe peuvent avoir un horaire plus régulier, car il est peu probable qu’il soit ouvert la nuit.
Au quotidien, le préposé à l’inscription accueillera les patients à leur entrée dans l’hôpital ou l’établissement de santé. Il ou elle recueillera des informations de base auprès des patients, telles que le nom, l’adresse et les coordonnées d’urgence. Le représentant saisira également les informations relatives à l’assurance dans l’ordinateur et déterminera la raison de la visite du patient. Une fois toutes ces informations recueillies, le représentant de l’inscription dirigera le patient vers le bon endroit pour recevoir le traitement ou se rendre à son rendez-vous. Pour cette raison, il est nécessaire que le représentant ait une connaissance approfondie de l’établissement et des différents services.
Un représentant de l’inscription peut également être chargé de répondre aux téléphones pour répondre aux questions des patients, ainsi que de maintenir un système de classement, qu’il soit papier ou numérique. Il est très important que toute personne occupant ce poste soit soucieuse du détail et responsable, ainsi que discrète avec les informations sensibles des patients. Pour ceux qui travaillent dans un service d’urgence, il est important d’avoir la capacité de rester calme et de garder le contrôle dans des situations stressantes ou bouleversantes. Il s’agit généralement d’un poste de débutant dans la plupart des établissements de santé, mais il existe souvent des opportunités de promotion dans différentes zones administratives.