Un superviseur des achats est un type de gestionnaire responsable du groupe d’approvisionnement. Dans le cadre de leur travail, les superviseurs des achats soutiennent les opérations commerciales en examinant les demandes d’achat, en approuvant les écarts de prix d’achat et en contrôlant les coûts excédentaires et obsolètes. Si le superviseur des achats est employé par une usine de fabrication, il sera également chargé de travailler avec la gestion du programme et les planificateurs de production pour déterminer quand le matériel sera disponible pour les opérations de fabrication de produits.
Les demandes d’achat sont les demandes d’achat de produits pour la prise en charge des commandes des clients. Un superviseur des achats examine les demandes d’achat et détermine ce qui doit être commandé. La saisie effective des commandes est effectuée par les acheteurs qui travaillent pour le superviseur des achats. En règle générale, ces demandes d’achat seront le résultat d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Avant d’autoriser les acheteurs à passer des commandes auprès des fournisseurs, le superviseur des achats rencontrera les membres du personnel de gestion pour confirmer que la demande des commandes des clients et la capacité de l’usine sont suffisantes pour prendre en charge ces commandes.
Les écarts sur prix d’achat (PPV) sont le résultat d’un prix unitaire proposé supérieur au prix unitaire standard chargé dans le système ERP. Un PPV défavorable peut potentiellement amener l’entreprise à réaliser moins de bénéfices, de sorte que le superviseur des achats doit examiner tout PPV défavorable pour en déterminer la cause. Si la cause est due à des problèmes induits par le client, tels que des demandes dans les délais ou des quantités requises inférieures à celles initialement proposées, le responsable des achats soumettra une demande au responsable du programme pour récupérer le PPV auprès du client. Si la cause est liée à une erreur de l’acheteur ou à d’autres problèmes non induits par le client, le superviseur des achats effectuera une analyse des causes profondes et fournira une formation supplémentaire ou des mises à jour de processus si nécessaire pour éviter que le problème ne se reproduise à l’avenir.
Les directeurs des achats sont également chargés de contrôler les surcoûts et les surcoûts obsolètes. L’excédent est la quantité de matériel détenue par une entreprise qui est supérieure à la demande fournie par son client. Obsolète fait référence à tout matériau qui n’a aucune demande, donc aucune utilité. Les superviseurs des achats examinent périodiquement les détails du matériel en stock et en commande pour s’assurer qu’il n’y aura pas de matériel échoué.
Dans le cas où une modification de la demande du client entraînerait un excédent de matériel, le superviseur des achats travaillera avec les acheteurs et tentera de retourner l’excédent au fournisseur d’origine. Une fois cette diligence raisonnable effectuée, tout matériel encore bloqué est généralement soumis dans une réclamation excédentaire au client pour paiement. Les matériaux obsolètes sont souvent dus à une modification technique qui peut avoir supprimé un composant particulier de la nomenclature. Le service achats essaiera de retourner les pièces ou de trouver une autre façon de les utiliser. En cas d’échec, une réclamation obsolète sera soumise au client.