Un secrétaire d’école est un professionnel de l’administration qui travaille dans un environnement éducatif, généralement une école primaire, intermédiaire ou secondaire. Cette personne travaillera au front office et sera généralement l’une des premières personnes qu’une personne verra en entrant dans l’école ; en fait, accueillir les personnes qui entrent à l’école et les diriger vers le bon endroit est l’une des tâches principales d’une secrétaire d’école. Cette personne peut également répondre au téléphone, traiter le courrier et enregistrer les absences des étudiants, parmi de nombreuses autres tâches. Certaines secrétaires travailleront uniquement pendant l’année scolaire, tandis que d’autres travailleront toute l’année.
Les emplois d’une secrétaire d’école élémentaire, intermédiaire ou secondaire ne sont généralement pas trop différents, bien que les écoles secondaires aient souvent un certain nombre de secrétaires pour différents départements. Les petites écoles n’auront peut-être pas besoin de le faire. Fournir une assistance aux administrateurs d’école, ainsi qu’aux parents et aux élèves, est le travail principal d’un secrétaire d’école. Pour cette raison, cette personne connaît bien l’école et les autres membres du personnel et peut répondre aux questions qui lui sont posées. Les étudiants envoyés au bureau pour mauvaise conduite ou pour d’autres raisons peuvent d’abord avoir besoin de voir le secrétaire, il est donc important qu’il connaisse également les règles ou le code de conduite de l’école.
Il est important pour une secrétaire d’école de savoir utiliser divers types d’équipement de bureau, en particulier un ordinateur. Il ou elle devra généralement également utiliser un télécopieur, un photocopieur et un téléphone multiligne, entre autres équipements. La plupart des secrétaires passent une grande partie de la journée à effectuer plusieurs tâches à la fois et doivent pouvoir suivre différentes choses qui se passent en même temps. Par exemple, une secrétaire d’école peut être chargée d’enregistrer les absences des élèves et de préparer les rapports le matin, tout en effectuant également toutes les autres tâches administratives.
Pour les administrateurs de niveau supérieur dans une école, comme un directeur ou un surintendant de district, par exemple, un secrétaire d’école peut travailler uniquement pour cette personne. Ce type de secrétaire n’interagira généralement pas aussi souvent avec les étudiants, mais sera plutôt là pour fournir une assistance administrative. Cela peut impliquer des choses comme la planification, l’organisation de réunions, la rédaction de lettres ou de notes de service, ou d’autres tâches pour aider dans les opérations quotidiennes de l’école. Ces types de secrétaires sont souvent appelés à travailler toute l’année.