Les numéroteurs automatisés connectent les réseaux de téléphone, de téléphone cellulaire et de téléavertisseur et les entités individuelles qu’ils contiennent au moyen d’une intégration téléphonique par ordinateur (CTI). Les ordinateurs équipés d’un logiciel de numérotation automatique, d’une ligne téléphonique, d’une carte téléphonique ou d’un modem et d’une liste de numéros de téléphone peuvent être programmés pour fonctionner comme des numéroteurs automatiques. La voix sur protocole Internet (VoIP) peut être utilisée à la place d’un modem ou d’une ligne téléphonique pour réduire les coûts d’exploitation.
La numérotation automatisée a acquis une réputation négative en raison de son association avec les télévendeurs, les représentants commerciaux et les agents de recouvrement. Bien que largement utilisés dans les centres d’appels, les numéroteurs automatiques ont également des utilisations moins médiatisées. Les cabinets médicaux, les systèmes scolaires, les compagnies aériennes, les politiciens, les restaurants, les forces de l’ordre, les hôtels, les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ont des relations préétablies avec la personne appelée utilisent souvent des composeurs automatiques pour transmettre des messages importants. Lorsqu’ils sont utilisés par ces entités, ils peuvent alerter les citoyens des notifications, servir de rappels ou donner des confirmations.
Ce qui se passe lorsqu’une personne répond à un appel passé par un composeur automatique est déterminé par la programmation du composeur. Les personnes appelées peuvent être connectées à un opérateur en direct, peuvent écouter un message préenregistré, être invitées à répondre dans une messagerie vocale ou recevoir une arborescence téléphonique avec divers itinéraires à emprunter. Les numéroteurs sont équipés pour exécuter ces fonctions de premier plan, mais peuvent également accomplir des tâches en arrière-plan comme la mise à jour de l’état de l’appel pour surveiller les opérateurs ou résoudre des algorithmes pour prédire la prochaine disponibilité d’un opérateur.
La technologie des composeurs automatiques permet une programmation des informations personnalisée. Par exemple, la technologie de synthèse vocale permet aux ordinateurs de rechercher le nom d’une personne et d’autres informations personnelles avant de les combiner dans un modèle vocal et de les traduire en message vocal. C’est ce qui rend possible les messages préenregistrés contenant le nom d’une personne, une heure et la notification générale.
Les entreprises économisent de l’argent, du temps et des ressources en utilisant des numéroteurs automatiques. Au lieu de payer les employés pour qu’ils appellent tous les numéros de téléphone d’une liste fournie et sollicitent une réponse, les numéroteurs automatiques appellent au nom des employés et s’assurent qu’une personne réelle répond avant de les basculer vers un opérateur en direct. Les entreprises qui utilisent la diffusion vocale pour alimenter les numéroteurs automatiques peuvent simplement lire un message lorsque quelqu’un répond au téléphone ou peuvent choisir d’utiliser la réponse vocale interactive (RVI), une application qui donne à la personne appelée des instructions et des touches désignées à pousser en fonction de sa décision de continuer avec l’appel.
Les composeurs automatiques ne sont pas une technologie universelle ; ils peuvent être personnalisés pour refléter les besoins de l’entreprise ou de l’organisation qui les utilise. La prévisualisation, la numérotation progressive, prédictive et « intelligente » offrent toutes des options de rationalisation. Ces fonctionnalités donnent aux opérateurs en direct la possibilité de revoir les informations et de sélectionner des scripts et de garantir qu’ils ne sont connectés qu’à des personnes réellement intéressées par les informations qu’ils présentent. Si les numéroteurs automatiques détectent un répondeur à l’autre bout de la ligne, la connexion à un opérateur en direct peut être contournée et un message préenregistré laissé. Cependant, malgré leur technologie de pointe et leurs applications utiles, aucun numéroteur automatique n’est capable de différencier une personne en direct d’un message de répondeur avec une précision totale.