La relation entre les ventes et la gestion des stocks est importante car un propriétaire d’entreprise ne peut savoir quel inventaire il a s’il sait ce qu’il a acheté et ce qu’il a vendu. Un enregistrement correct des ventes permet au propriétaire d’entreprise de savoir lorsqu’il est à court d’un article dans son inventaire, s’il doit réapprovisionner l’article et, le cas échéant, combien acheter. Une bonne tenue des dossiers chaque fois qu’une vente est effectuée peut faciliter ce processus. Cela peut également aider le propriétaire de l’entreprise à suivre sa rentabilité et à prendre des décisions concernant l’avenir de l’entreprise.
La gestion des stocks en aval implique la comptabilisation des achats de matières premières qui seront éventuellement transformées en marchandises à vendre et des articles achetés pour une revente immédiate. Les matières premières sont transférées dans un compte d’en-cours intermédiaire tout en étant utilisées pour la fabrication. Ensuite, les articles sont transférés dans la catégorie des produits finis et vendus. Les articles préfabriqués sont immédiatement placés dans le compte d’inventaire approprié après avoir été reçus et enregistrés. À partir de là, les ventes et la gestion des stocks sont traitées simultanément à mesure que les revenus sont enregistrés et que l’article est retiré des produits finis.
Lorsqu’un vendeur enregistre une transaction, les soldes des stocks sont à nouveau ajustés. Les seules autres circonstances dans lesquelles un produit est retiré de l’inventaire au point de vente sont les dommages ou le vol. Pour répartir correctement les revenus et les pertes, le lien entre les ventes et la gestion des stocks doit être solide, et les associés doivent se conformer à toutes les exigences d’inventaire concernant les ventes, les dommages et le vol.
Il n’y a qu’une seule chance pour une entreprise – en particulier une grande entreprise avec de nombreux articles à vendre – d’enregistrer les transactions au point de vente (POS) et d’ajuster les niveaux de stock. On ne peut pas s’attendre à ce que les associés se souviennent de chaque transaction, un système fiable est donc essentiel. La plupart des systèmes de point de vente sont intégrés à un système de suivi des stocks et les codes à barres garantissent que chaque produit est correctement comptabilisé. Tant que chaque article est correctement scanné ou enregistré, les niveaux d’inventaire seront maintenus avec précision. Les articles endommagés doivent être retirés manuellement de l’inventaire, tout comme les articles perdus suite à un vol connu.
Bien qu’il existe d’autres moyens d’ajuster l’inventaire après-vente, la meilleure méthode consiste à créer une procédure de point de vente facile à suivre et à favoriser une solide compréhension entre les vendeurs et les associés à la gestion des stocks. Bien qu’une séparation des tâches soit importante pour maintenir un système de contrôle et d’équilibre, chaque département doit comprendre toutes les procédures connexes à un niveau de base, voire supérieur. Les départements des ventes et de gestion des stocks doivent travailler ensemble pour s’assurer que les articles sont correctement comptabilisés. Des chiffres de ventes et des niveaux de stocks inexacts peuvent conduire à des déclarations de revenus gonflées et peuvent finalement affecter la santé et la longévité de l’entreprise.
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