Le processus de communication est une séquence d’événements dans laquelle un expéditeur transmet un message à un destinataire. Le message peut être verbal ou non verbal tant que le destinataire est capable de le comprendre. Le processus comporte plusieurs étapes : codage, support de transmission, décodage et rétroaction. L’expéditeur sélectionne un format pour le message, le code sous cette forme, puis sélectionne et utilise un support, ou une méthode, de transmission. Lorsque le destinataire reçoit le message, il est décodé et un retour a lieu.
Les composants nécessaires qui doivent être présents pour que le processus de communication se produise incluent l’expéditeur, le destinataire et le message. L’expéditeur est la personne ou le groupe qui a besoin de communiquer des informations et transmet le message. Le message peut prendre de nombreuses formes telles que l’écriture, les images, les gestes ou la parole. Pour qu’une communication efficace ait lieu, il est essentiel que le message puisse être facilement compris. Le destinataire est la personne ou le groupe qui reçoit le message, le comprend et y répond le cas échéant.
La première étape du processus de communication s’appelle l’encodage. C’est lorsque le message est transformé d’une pensée dans l’esprit de quelqu’un à une forme qui peut être comprise par d’autres. Le message peut être écrit, parlé ou même prendre une forme non verbale ou sans mots, telle que des gestes ou une image. Une fois le message encodé, il doit se présenter sous une forme prête à être reçue et comprise.
Une fois que le message a été préparé pour la transmission, il doit être envoyé. Cette partie du processus de communication est appelée le moyen de transmission. Dans cette étape, l’expéditeur sélectionne la meilleure méthode pour envoyer le message et le transmet. Par exemple, un message écrit peut prendre la forme d’un e-mail ou d’un rapport d’activité imprimé et remis en main propre. Un message verbal peut être une conversation téléphonique ou un discours prononcé devant un public, et un message non verbal tel qu’une image peut être transmis en le postant sur Internet ou en l’accrochant dans un musée.
Une fois le message transmis, l’étape suivante du processus de communication nécessite le décodage. Cela se produit une fois que le destinataire reçoit le message, l’examine et l’interprète en utilisant ses connaissances et son expérience préalables. De cette manière, le destinataire développe une compréhension de la signification du message qui est en partie basée sur ses propres antécédents. Enfin, la rétroaction est la dernière partie du processus où le destinataire répond au message, indiquant ainsi sa compréhension.