Une facture et un reçu sont utilisés dans deux situations totalement différentes. Une facture est présentée lorsqu’une somme est due, tandis qu’un reçu est remis lorsqu’un montant dû a été payé. En d’autres termes, une facture est une demande de paiement, tandis qu’un reçu est l’accusé de réception du paiement.
En règle générale, les factures sont utilisées pour les achats effectués à crédit et les reçus suivent les paiements en espèces pour des biens ou des services. Par exemple, lorsqu’un client paie des produits d’épicerie, le commis fera le total des articles et remettra au client un reçu immédiatement après avoir reçu le paiement. Une personne qui a un compte auprès d’une compagnie de téléphone, d’autre part, est susceptible de recevoir une facture à peu près à la même heure chaque mois avec le montant spécifique dû. Si la facture du mois précédent n’a pas été payée, le montant sera généralement ajouté à celui en cours, avec peut-être des frais d’intérêt si la date d’échéance est dépassée depuis longtemps. Cette méthode de facturation et de reçu est utilisée aussi bien pour les consommateurs que pour les entreprises.
En affaires, une facture est généralement connue sous le nom de facture. Le terme net 30 jours est couramment utilisé dans les entreprises pour indiquer que la facture doit être payée au total dans les 30 jours suivant l’achat du bien ou des services. Une facture et un reçu peuvent être utilisés dans différentes transactions pour un client qui a un compte auprès d’une entreprise. Si le client effectue un achat plus important, il peut souhaiter utiliser un crédit et être facturé, mais s’il s’agit d’un ou deux articles seulement, il peut être préférable de payer en espèces et de conserver le reçu comme preuve de paiement.
Les factures ou les factures sont généralement préparées à l’aide d’un logiciel informatique dans des environnements de bureau, tandis que de nombreux reçus sont créés sur les caisses enregistreuses des magasins. Les reçus peuvent également être manuscrits au moment d’un paiement en espèces, par exemple lorsqu’un propriétaire reçoit le loyer mensuel d’un locataire. Contrairement aux reçus de caisse ou aux factures, un reçu manuscrit n’est pas souvent détaillé, mais comprend simplement le montant total. Les factures et les reçus détaillés indiquent généralement d’abord le montant net, puis les taxes ajoutées ou les remises sont soustraites avant que le total ne soit placé en bas. Pourtant, les totaux sur une facture et un reçu signifieront toujours des choses différentes.
Les montants totaux sur tous les types de reçus indiquent les fonds payés. Le montant total sur chaque type de facture signifie que le montant est toujours dû, sauf si une facture est estampillée «payé». Plutôt que d’utiliser un timbre ou un marquage payé sur une facture, la plupart des entreprises indiquent aujourd’hui sur un relevé séparé, ou sur les factures à venir, que le montant dû antérieur a été reçu.