Les entreprises bénéficient de la création d’un budget qui aide à contrôler la façon dont les revenus sont dépensés. La création de l’arrangement budgétaire idéal impliquera de considérer à la fois une stratégie budgétaire fixe et flexible, en choisissant finalement l’approche qui produira le plus grand niveau de bénéfices. Bien que les deux types de budget partagent un certain nombre de caractéristiques, il existe une différence essentielle entre eux qui doit être bien comprise avant de faire ce choix final.
Comme l’indiquent les noms des deux stratégies, la différence la plus importante entre un budget fixe et un budget flexible est que le premier ne permet pas d’apporter des modifications aux postes budgétaires lorsque et au fur et à mesure que divers événements ou circonstances changent. En revanche, un budget flexible offre une certaine marge de manœuvre pour des transferts d’allocations à différents postes, ce qui permet de transférer des fonds d’un poste à un autre si le besoin s’en fait sentir. Selon le type d’opération commerciale impliquée, cela rend l’approche budgétaire flexible plus pratique.
L’un des moyens les plus simples de comprendre cette différence clé entre un budget fixe et flexible est de considérer un propriétaire d’entreprise qui prépare un budget de fonctionnement pour une période comptable à venir, comme le prochain calendrier ou exercice fiscal. Les postes budgétaires comprendront l’allocation de fonds pour les matières premières, les services publics, les coûts de main-d’œuvre et d’autres dépenses qui peuvent ou non changer à un moment de l’année. Si l’entreprise a actuellement des accords avec les fournisseurs en place qui garantissent le prix des matières premières et des services publics ainsi que des contrats qui empêchent les changements dans les coûts de main-d’œuvre pour cette période, un budget rigide qui ne permet aucun ajustement peut très bien fonctionner. Étant donné que la plupart des entreprises ne peuvent garantir au moins certaines modifications des coûts opérationnels, il est important de prévoir au moins une certaine flexibilité.
Étant donné que la capacité d’adaptation est importante pour décider entre une stratégie financière fixe et flexible, la projection des changements possibles dans les revenus générés, les taxes, les coûts des services publics et la main-d’œuvre est importante pour le processus. Il est toujours possible d’aller avec un budget fixe même s’il y a une anticipation de certains changements, en supposant que le niveau de revenu et les réserves de l’entreprise soient suffisants pour utiliser ce que l’on appelle le rembourrage pour chacun des postes. Le rembourrage consiste simplement à augmenter l’allocation prévue pour les éléments de campagne d’un certain pourcentage, créant ainsi un coussin financier qui peut être sollicité si nécessaire. Comme rien n’oblige les propriétaires d’entreprise à dépenser tous les fonds alloués à chaque poste, il est possible d’utiliser une approche budgétaire fixe et d’atteindre un budget équilibré pour l’année.
Étant donné que toutes les entreprises n’ont pas d’excédent à consacrer à chaque poste, le choix entre un budget fixe et flexible peut impliquer de structurer un budget qui facilite le transfert de fonds d’un poste à l’autre, au moment et à mesure que certains événements se produisent. Par exemple, le budget flexible faciliterait le transfert des fonds réservés aux matières premières si des taux inférieurs pour ces matières sont négociés, et utiliserait cette différence pour couvrir les coûts de main-d’œuvre accrus. Le budget global reste équilibré, puisqu’il s’agit du même montant d’argent.
Lorsque l’on considère les mérites du budget fixe et flexible, il n’y a pas de bon choix qui convienne à chaque situation. Les planificateurs budgétaires doivent considérer de manière réaliste les circonstances entourant l’opération et planifier le budget en conséquence. Cela fournira la meilleure plate-forme de travail possible pour la gestion des finances de l’entreprise et améliorera les chances que toutes les ressources soient utilisées au mieux.