La gestion des contrats est un processus mouvementé qui nécessite une attention aux détails et la capacité de traiter les informations provenant de diverses parties d’un projet pour s’assurer que les exigences du contrat sont respectées. Certaines des meilleures stratégies employées par les gestionnaires de contrats qui réussissent peuvent être résumées comme suit : systématiser, suivre, évaluer et reconnaître (STAR). L’utilisation de certaines des stratégies qui entrent dans ces catégories simplifiera l’administration et aidera un gestionnaire de contrat à éviter les pièges les plus évidents.
Les gestionnaires devraient systématiser l’administration du contrat. Créez un système unique en utilisant une base de données personnalisée pour gérer les détails ou achetez un progiciel commercial pour la gestion des contrats. Tous les documents pertinents doivent être déposés à la fois par voie électronique et sur papier. Trouvez un moyen confortable de relier les contacts et la correspondance au contrat approprié. L’objectif est de créer un processus reproductible pour l’administration des contrats qui peut être utilisé dans diverses circonstances et par différentes personnes.
Les jalons, les livrables et les coûts doivent être suivis avec précision. Ces trois catégories sont au cœur de la gestion des contrats. Les jalons doivent être notés comme des événements sur un calendrier avec des alertes pour aider à les garder à l’esprit. Les livrables doivent être définis et contrôlés à l’aide d’un système de reporting qui rassemble les informations des employés travaillant sur le projet et les synthétise en une preuve écrite que le livrable a été atteint. Les coûts doivent être suivis et conformes au budget du projet aussi souvent que possible.
Faire des évaluations en personne de l’état du projet en ce qui concerne le contrat est également important. Établir des relations étroites avec le chef de projet et les employés les plus importants affectés au contrat peut les rendre plus inclus pour être véridiques sur l’état du travail. Des visites du site devraient également être effectuées pour fournir une méthode de confirmation de l’état du projet. Une communication professionnelle et cohérente avec toutes les parties prenantes du projet, en particulier la haute direction et les contacts avec les clients, aidera à garantir que chacun a une compréhension claire de l’état du projet. Il est généralement utile de créer une mise à jour du projet ou un bulletin d’information qui circule régulièrement.
Tous les projets ont la capacité de dérailler, et la clé est de le reconnaître avant qu’il ne se produise. Avec un bon système de gestion des contrats en place, des signaux d’alarme commenceront à apparaître concernant les jalons, les livrables et les coûts. Si les relations avec le personnel hiérarchique sont solides, des rumeurs sur les problèmes sur le terrain se feront entendre. Toute préoccupation doit être intégrée au flux de communication régulier et la direction doit être informée. Tous les contrats ont une procédure pour faire face aux circonstances imprévues, et les demandes de modifications de contrat doivent être faites avant qu’une crise ne se produise.