Une r?ceptionniste accueille les clients, r?pond aux appels t?l?phoniques, envoie des lettres et des courriels et effectue une grande vari?t? de t?ches de secr?tariat. Parmi les qualit?s de r?ceptionniste les plus importantes que doit pr?senter une personne postulant ? l’un de ces r?les, citons les comp?tences interpersonnelles, administratives et organisationnelles. De plus, une r?ceptionniste doit savoir utiliser un logiciel de traitement de texte de base et divers types d’?quipement de bureau.
La patience et la capacit? de travailler sous pression sont quelques-unes des qualit?s de r?ceptionniste que doit poss?der une personne travaillant dans un endroit achaland?. Dans de nombreux cas, les r?ceptionnistes sont les premiers repr?sentants d’une entreprise que les clients ext?rieurs rencontrent. Par cons?quent, les personnes occupant ces r?les doivent g?rer les probl?mes de service client. De plus, bien qu’une r?ceptionniste puisse prendre des messages ou effectuer un travail pour le compte d’autres personnes, personne ne d?tourne les clients de la personne occupant ce r?le et certaines personnes ont du mal ? maintenir un niveau ?lev? de service client face ? un plus grand nombre de clients.
Outre la gestion des horaires, une r?ceptionniste peut ?tre amen?e ? fixer des rendez-vous et ? garder une trace des messages, du courrier et des e-mails au nom de plusieurs autres personnes. Par cons?quent, de bonnes comp?tences organisationnelles font partie des qualit?s de r?ceptionniste qui sont d’une importance primordiale. Les personnes employ?es dans ces r?les utilisent souvent des listes de contr?le, des agendas ou des calendriers quotidiens afin de garder une trace des informations et des t?ches. De nombreuses r?ceptionnistes qui r?ussissent g?rent leur horaire quotidien de mani?re ? ce que les t?ches compliqu?es soient prises en charge pendant les heures creuses de la journ?e, tandis que les probl?mes moins complexes sont trait?s pendant les p?riodes de pointe.
En r?gle g?n?rale, les personnes employ?es dans des r?les administratifs doivent utiliser des syst?mes de messagerie, des sites Internet et des logiciels de traitement de texte. Alors que certains de ces programmes sont couramment disponibles et utilis?s par de nombreuses entreprises, d’autres sont des syst?mes internes qui ont ?t? adapt?s aux besoins d’une entreprise particuli?re. Les qualit?s de r?ceptionniste souhait?es, telles que d?crites dans les offres d’emploi, incluent souvent des comp?tences techniques et une volont? d’apprendre ? utiliser de nouveaux syst?mes et types de logiciels.
Une r?ceptionniste employ?e dans un cabinet m?dical ou un autre type d’?tablissement m?dical doit ?tre en mesure de recueillir rapidement des informations potentiellement critiques aupr?s des m?decins et des patients et de les transmettre de mani?re coh?rente ? d’autres parties concern?es. Cette personne doit ?tre capable de communiquer facilement et clairement tant au t?l?phone qu’en personne. Les erreurs commises par les r?ceptionnistes peuvent s’av?rer co?teuses dans de nombreuses industries diff?rentes. Par cons?quent, le souci du d?tail et la capacit? de saisir ou de relayer des informations efficacement sans commettre d’erreurs peuvent ?tre des qualit?s essentielles pour les r?ceptionnistes.