Une réceptionniste accueille les clients, répond aux appels téléphoniques, envoie des lettres et des courriels et effectue une grande variété de tâches de secrétariat. Parmi les qualités de réceptionniste les plus importantes que doit présenter une personne postulant à l’un de ces rôles, citons les compétences interpersonnelles, administratives et organisationnelles. De plus, une réceptionniste doit savoir utiliser un logiciel de traitement de texte de base et divers types d’équipement de bureau.
La patience et la capacité de travailler sous pression sont quelques-unes des qualités de réceptionniste que doit posséder une personne travaillant dans un endroit achalandé. Dans de nombreux cas, les réceptionnistes sont les premiers représentants d’une entreprise que les clients extérieurs rencontrent. Par conséquent, les personnes occupant ces rôles doivent gérer les problèmes de service client. De plus, bien qu’une réceptionniste puisse prendre des messages ou effectuer un travail pour le compte d’autres personnes, personne ne détourne les clients de la personne occupant ce rôle et certaines personnes ont du mal à maintenir un niveau élevé de service client face à un plus grand nombre de clients.
Outre la gestion des horaires, une réceptionniste peut être amenée à fixer des rendez-vous et à garder une trace des messages, du courrier et des e-mails au nom de plusieurs autres personnes. Par conséquent, de bonnes compétences organisationnelles font partie des qualités de réceptionniste qui sont d’une importance primordiale. Les personnes employées dans ces rôles utilisent souvent des listes de contrôle, des agendas ou des calendriers quotidiens afin de garder une trace des informations et des tâches. De nombreuses réceptionnistes qui réussissent gèrent leur horaire quotidien de manière à ce que les tâches compliquées soient prises en charge pendant les heures creuses de la journée, tandis que les problèmes moins complexes sont traités pendant les périodes de pointe.
En règle générale, les personnes employées dans des rôles administratifs doivent utiliser des systèmes de messagerie, des sites Internet et des logiciels de traitement de texte. Alors que certains de ces programmes sont couramment disponibles et utilisés par de nombreuses entreprises, d’autres sont des systèmes internes qui ont été adaptés aux besoins d’une entreprise particulière. Les qualités de réceptionniste souhaitées, telles que décrites dans les offres d’emploi, incluent souvent des compétences techniques et une volonté d’apprendre à utiliser de nouveaux systèmes et types de logiciels.
Une réceptionniste employée dans un cabinet médical ou un autre type d’établissement médical doit être en mesure de recueillir rapidement des informations potentiellement critiques auprès des médecins et des patients et de les transmettre de manière cohérente à d’autres parties concernées. Cette personne doit être capable de communiquer facilement et clairement tant au téléphone qu’en personne. Les erreurs commises par les réceptionnistes peuvent s’avérer coûteuses dans de nombreuses industries différentes. Par conséquent, le souci du détail et la capacité de saisir ou de relayer des informations efficacement sans commettre d’erreurs peuvent être des qualités essentielles pour les réceptionnistes.