Les emplois de réceptionniste à la réception peuvent être trouvés dans toutes les industries, et ils peuvent généralement être classés par type d’entreprise ou d’organisation. Les réceptionnistes travaillent pour des cabinets médicaux et dentaires, des salons de coiffure, des entreprises et une grande variété d’autres organisations. Les personnes occupant ces emplois sont très souvent les premiers visages vus par les visiteurs des organisations.
Les tâches typiques de tous les types de réceptionnistes incluent répondre aux téléphones et acheminer les appels téléphoniques, prendre les messages, accueillir les visiteurs et répondre aux questions des visiteurs. Les réceptionnistes peuvent également trier et livrer le courrier, effectuer des tâches de saisie de données, envoyer des télécopies et faire des photocopies. Les types généraux de tâches effectuées par les réceptionnistes à la réception sont souvent similaires, quel que soit le secteur, mais les responsabilités spécifiques diffèrent souvent selon le secteur et le lieu de travail.
Dans les cabinets médicaux et dentaires, par exemple, les personnes travaillant comme réceptionniste à la réception répondent au téléphone, prennent des rendez-vous et accueillent les patients. Ils demandent également souvent aux patients de remplir des formulaires médicaux et recueillent des informations sur les assurances et les paiements. Dans certains cabinets médicaux et dentaires, en particulier les plus petits qui n’ont pas de personnel de facturation dédié, les réceptionnistes peuvent également interagir avec les compagnies d’assurance et assurer le suivi des patients lorsque de l’argent est dû. Les emplois de réceptionniste dans les cabinets médicaux et dentaires nécessitent souvent une sensibilité aux personnes, aux problèmes et à la douleur qui pourraient faire souffrir les patients.
Les réceptionnistes des salons de coiffure accueillent les clients et informent les stylistes de l’arrivée de leurs clients. Ils prennent également les paiements des clients et planifient les rendez-vous par téléphone et en personne. Les réceptionnistes du salon peuvent également répondre aux questions sur les produits capillaires vendus dans le salon ou même être censés promouvoir activement les produits du salon.
Les emplois de réceptionniste d’entreprise peuvent varier considérablement d’une entreprise à l’autre. Certains réceptionnistes peuvent effectuer davantage de tâches de base, telles que l’accueil des visiteurs et la réponse aux appels téléphoniques, et dans d’autres entreprises, les réceptionnistes contribuent également à assurer la sécurité. Ils peuvent demander aux visiteurs de s’inscrire et même fournir des badges aux personnes entrant dans les bâtiments de l’entreprise. Dans les petites entreprises, les réceptionnistes à la réception doivent souvent effectuer de nombreuses autres tâches en plus de répondre au téléphone et d’accueillir les visiteurs.
Pour devenir réceptionniste, il faut généralement avoir une personnalité amicale et accueillante, une voix claire au téléphone et des compétences en informatique. Une aptitude à utiliser des équipements électroniques tels que des standards, des photocopieurs et d’autres machines de bureau est utile. La connaissance des pratiques générales de bureau et du fonctionnement des bureaux est également utile. Un diplôme d’études secondaires est le niveau d’éducation minimum habituel. Les candidats qui ont fait des études collégiales pourraient trouver plus facile d’obtenir un emploi en tant que réceptionniste dans un marché du travail restreint.