Le papier du grand livre est le document physique sur lequel les comptables écrivent des écritures de journal et d’autres données comptables. De nombreux types de papier pour grand livre sont disponibles, y compris le papier quadrillé, à points, à colonnes et carré. Le type de papier le plus utilisé est le style de colonne, avec des blocs de colonnes simples ou multiples pour l’enregistrement des écritures de journal et d’autres informations. De plus, les colonnes peuvent aller de gauche à droite sur la page, ou il peut y avoir des lignes sur le papier qui commencent en haut et descendent vers le bas. De nombreux comptables utilisent le papier pour écrire des écritures et d’autres données avant de les saisir dans le système comptable de l’entreprise.
Les blocs-colonnes – ou le papier à colonnes, un autre nom populaire – fonctionnent généralement mieux pour la comptabilité. Historiquement, le papier est de couleur ou de teinte verte, ce qui fait que les documents sont appelés de manière informelle des barres vertes ou des feuilles vertes. Plusieurs colonnes sont nécessaires pour la plupart des travaux comptables ; ces types avec six à huit colonnes sont très populaires. Dans certains cas, différents blocs de colonnes peuvent être nécessaires pour différents types de travaux comptables. Conserver ces documents originaux est de la plus haute importance, donc l’utilisation d’un style de papier de grand livre cohérent peut maintenir cette norme.
Remplir le papier du grand livre est une autre partie importante de la sélection et de l’utilisation du bon type. Chaque feuille a besoin d’espace pour les dates, les descriptions, les numéros de compte et les débits et crédits. Les deux derniers éléments représentent les montants réels en dollars pour la transaction nécessitant une documentation. Lors de la sélection du papier de grand livre, il est préférable de trouver un style comportant des lignes, des colonnes et des sections de boîtes graphiques, le tout dans un ordre spécifique. Le papier à colonnes présente toutes ces caractéristiques dans l’ordre nécessaire, ce qui est une autre raison de sa popularité auprès des comptables.
Un autre type de bloc colonnaire peut également être utile en comptabilité. Ce style est un peu plus simpliste, avec deux groupes de colonnes sur la feuille de papier ; le côté gauche est la colonne de débit et le côté droit est la colonne de crédit. Sous ces deux grandes colonnes, il y en a plusieurs autres, telles que la date, la description, le numéro de compte et le montant en dollars. Chaque entrée ne prend qu’une seule ligne, avec des entrées de débit à gauche et des entrées de crédit à droite. À certains égards, ce papier est un peu plus économique, car les comptables peuvent être en mesure d’insérer plus d’écritures de journal sur le papier du grand livre, ce qui permet également de stocker moins de documents papier.