Le parrainage de la conférence est la fourniture de fonds pour aider à couvrir les coûts de la conférence, en échange de promotions telles que la désignation du sponsor sur le matériel de la conférence. Cela peut être une bonne initiative de relations publiques pour les entreprises intéressées à présenter une image positive à la communauté, et cela fournira aux conférences une aide financière précieuse. Les organisateurs de la conférence peuvent contacter les sponsors pour demander de l’aide, ou les sponsors peuvent élaborer une proposition de conférence qu’ils accepteront de parrainer et travailler avec des professionnels de l’industrie pour l’organiser.
En règle générale, le parrainage de conférence se divise en plusieurs niveaux différents, en fonction du montant du soutien financier qu’ils offrent. Les principaux sponsors fournissent des montants importants de financement, et une conférence peut avoir un seul ou un groupe. Les petits sponsors offrent de l’argent, mais pas autant. Les principaux sponsors peuvent obtenir une facturation égale avec la conférence elle-même sur le matériel promotionnel, avec des mentions dans les publicités, les programmes et les communications de relations publiques comme les communiqués de presse. Les sponsors mineurs sont généralement répertoriés dans les remerciements dans les programmes et sur les sites Web.
Les entreprises peuvent parrainer plusieurs conférences au cours d’une année donnée à différents niveaux, dans le but de faire connaître leur nom. Cela peut être une bonne forme de sensibilisation du public lors de conférences professionnelles pour les personnes susceptibles d’utiliser les produits d’une entreprise; par exemple, les entreprises de l’industrie alimentaire parrainent souvent des expositions alimentaires, des conférences sur la nutrition, etc. Le parrainage de conférences peut également être une mesure pour réparer ou améliorer les relations publiques; une entreprise de technologie pourrait parrainer une conférence sur les femmes dans la technologie, par exemple, pour montrer qu’elle s’est engagée à améliorer les opportunités pour les femmes dans ce domaine.
Les organisateurs qui souhaitent obtenir le parrainage de la conférence doivent élaborer une proposition détaillée. La proposition décrit la conférence prévue et les événements associés, fournit des informations sur les personnes qui seront présentes et montre aux sponsors potentiels comment leur financement soutiendrait la conférence. Il fournit également des informations sur les avantages disponibles à différents niveaux de parrainage, tels que des mentions dans un programme, l’affichage de leurs logos sur les supports de conférence, etc.
Les grandes entreprises reçoivent généralement beaucoup plus de demandes de parrainage de conférences par an qu’elles ne peuvent en accueillir. Les fonctionnaires se réuniront pour discuter des demandes et sélectionner les plus prometteuses pour une discussion plus approfondie et une approbation éventuelle. Si une entreprise ne peut pas offrir de soutien financier, elle peut fournir des dons en nature pour les remerciements et pour maintenir une bonne image dans la communauté. S’engager dans des activités de bienfaisance offre des déductions fiscales et augmente également les perceptions positives des commanditaires de la conférence.