Les tâches de contrôleur de documents impliquent la révision de documents écrits pour une entreprise afin de s’assurer qu’elle adhère à un ensemble particulier de normes. Dans les secteurs réglementés par le gouvernement tels que les soins de santé ou l’éducation, ces professionnels peuvent être chargés d’assurer des procédures uniformes pour l’examen des documents, la gestion des modifications et le stockage, conformément aux exigences des organismes de réglementation. Le contrôle des documents peut également être intégré à d’autres rôles professionnels, y compris les rédacteurs techniques ou le personnel d’assurance qualité. Il existe également un certain nombre de progiciels conçus pour aider les entreprises à gérer les cycles de vie des documents, et les tâches de contrôleur de documents peuvent impliquer de travailler avec ces programmes. Ces professionnels peuvent également travailler avec des fournisseurs externes, notamment des imprimeurs, des traducteurs et des relecteurs, pour s’assurer que les normes de l’entreprise sont maintenues à toutes les étapes de la production de documents.
Un domaine de l’entreprise où les emplois de contrôleur de documents sont souvent disponibles est la conformité réglementaire. Leurs postes peuvent inclure la mise à jour et l’examen de la documentation procédurale pour s’assurer qu’elle reflète les pratiques les plus récentes de l’entreprise ainsi que la notification de tout changement aux organismes de réglementation concernés. Les contrôleurs de documents peuvent également être chargés d’identifier les exigences légales en matière de documentation des modifications et de s’assurer que toutes les modifications de l’entreprise sont correctement communiquées et exécutées. Les emplois de contrôleur de documents dans les affaires réglementaires ne sont généralement pas des postes de débutant, car ils nécessitent un certain niveau de familiarité avec l’entreprise ou avec les agences gouvernementales impliquées dans l’industrie en particulier.
D’autres emplois de contrôleur de documents peuvent être disponibles pour les candidats débutants et impliquent souvent des fonctions administratives plus basiques, telles que la mise à jour des bases de données documentaires et du système de classement, ainsi que l’attribution de numéros d’identification à la littérature. Ils peuvent également être chargés de faciliter l’examen et l’audit de la documentation par des groupes internes et externes. Ces tâches peuvent être combinées avec d’autres fonctions administratives générales comme la saisie de données et la gestion de fichiers.
La grande majorité des entités commerciales utilisent un logiciel de contrôle des documents pour identifier, mettre à jour et stocker leur documentation. Certains emplois de contrôleur de documents consistent à utiliser ce logiciel pour mettre à jour et maintenir des systèmes d’information électroniques. Les personnes travaillant dans ce domaine peuvent également rassembler la documentation pertinente pour l’archivage et aider à s’assurer que les documents publics adhèrent aux normes de l’entreprise en matière d’image de marque et de préoccupations juridiques. Ils peuvent également s’assurer que les dossiers de la documentation sont à jour et conformes aux politiques et procédures pertinentes pour le contrôle des documents. D’autres employés peuvent se tourner vers ces professionnels pour obtenir des conseils lorsqu’ils recherchent de la documentation d’entreprise. Ils peuvent également aider à la préparation d’articles écrits tels que des offres, des propositions et des demandes de subvention en s’assurant qu’ils respectent les exigences applicables.