Il existe de nombreux types de transcription de messagerie vocale, y compris des services proposés par les compagnies de téléphone et des tiers. Les deux principaux types de services de transcription utilisent soit des logiciels voix-texte, soit des transcripteurs humains. De nombreux services qui utilisent un logiciel voix-texte proposent plusieurs packages de transcription de messagerie vocale différents en fonction de facteurs tels que la précision, la longueur du message et le nombre de messages par mois. Les services qui utilisent des transcripteurs humains sont souvent plus précis, mais peuvent être plus lents dans certains cas et sont presque toujours plus chers. Certains services de transcription ne sont disponibles que pour les téléphones cellulaires, tandis que d’autres peuvent être utilisés avec pratiquement n’importe quelle ligne téléphonique et sont également accessibles via Internet.
La transcription de la messagerie vocale est un service capable de convertir des messages vocaux en texte. Ce texte peut ensuite être envoyé à l’utilisateur par courrier électronique, service de messages courts (SMS) ou un certain nombre d’autres moyens en fonction des besoins de l’utilisateur. Les deux principaux modes de transcription impliquent soit des logiciels automatisés, soit des transcripteurs humains. La transcription automatisée de la messagerie vocale utilise généralement un logiciel de reconnaissance vocale et offre souvent différents niveaux de service. Les forfaits gratuits offrent généralement des transcriptions moins précises et moins de messages par mois, tandis que les services premium sont souvent très précis en fonction de la complexité du message.
L’autre type de transcription de messagerie vocale utilise des transcripteurs humains au lieu d’un logiciel de reconnaissance vocale. Lorsqu’une entreprise emploie des transcripteurs qualifiés, ce type de service fournit généralement des transcriptions très précises, même pour les messages les plus complexes. Les logiciels de reconnaissance vocale peuvent également être précis, mais ne parviennent parfois pas à reconnaître les nuances qu’un transcripteur humain peut capter. La vitesse de ces services peut varier en fonction du nombre de transcripteurs qui travaillent à un moment donné. La confidentialité est généralement garantie par des contrats que les transcripteurs signent lorsqu’ils sont embauchés.
Certains services de transcription de messagerie vocale sont offerts par des compagnies de téléphone, tandis que d’autres sont fournis par des tiers. Les compagnies de téléphone proposent parfois le service en supplément chaque mois, tandis que d’autres le proposent gratuitement si on leur demande. L’activation consiste généralement à appeler le service client ou à se connecter à une page Web. La plupart des tiers proposent leurs services via une application téléchargeable pour smartphone, bien que certains disposent également d’interfaces Internet.
Différents services de transcription de messagerie vocale offrent également une variété de façons d’accéder aux messages transcrits. Certains services envoient chaque message vocal transcrit sous forme de SMS et le coupent simplement s’il est trop long. Dans ce cas, le message complet sera souvent fourni via une interface Internet. D’autres services envoient plusieurs SMS par messagerie vocale afin de fournir l’intégralité du message. L’e-mail est une autre option courante pour recevoir des messages vocaux transcrits et n’a pas de restrictions de longueur.