Les assistants administratifs travaillent généralement dans un bureau. Ces personnes sont généralement employées pour être les assistants d’un ou plusieurs cadres supérieurs ou responsables de l’entreprise. Le travail d’assistant administratif peut être trouvé dans un éventail d’industries, de l’immobilier au développement de sites Web. Leurs fonctions comprennent souvent une combinaison de tâches de bureau, de tâches spécialisées et de tâches personnelles.
Les compétences requises par un assistant administratif peuvent grandement varier. En effet, les besoins de chaque employeur peuvent être très différents. Cela est vrai même au sein d’une seule industrie. Le travail d’assistant administratif dans une imprimerie peut ne pas impliquer toutes les tâches ou compétences que le travail dans une autre entreprise. Pour cette raison, la divulgation et l’évaluation des responsabilités sont souvent un facteur déterminant lors du processus d’entrevue, même lorsqu’il est clair qu’une personne a de l’expérience dans le domaine.
Presque tous les travaux d’assistant administratif incluront un certain type de tâches de bureau. Il est rare, voire impossible, de trouver un tel poste où des compétences en informatique ne sont pas nécessaires. L’étendue requise de ces compétences informatiques peut être limitée à des capacités de base de tableur, de traitement de texte et d’Internet. Dans certains cas, une personne peut devoir être très avancée dans ces domaines et elle peut avoir besoin d’avoir de l’expérience avec des programmes moins courants, tels que des logiciels de comptabilité.
L’éventail des connaissances spécialisées qui peuvent être requises est à la fois spécifique à l’industrie et à l’entreprise. Dans une entreprise de développement de sites Web, par exemple, le travail d’assistant administratif peut nécessiter une certaine connaissance de la programmation et de la conception Web. Une société immobilière, cependant, peut exiger d’une personne qu’elle ait des compétences dans des domaines tels que le droit immobilier et la géographie.
Étant donné que de nombreux professionnels sont souvent occupés, la frontière entre un assistant administratif et un assistant personnel peut devenir floue. Le travail d’assistant administratif comprend généralement l’exécution de tâches personnelles pour d’autres, telles que la planification d’activités ou le rejet d’invitations qui ne sont pas directement associées au travail. De tels emplois peuvent impliquer des tâches subalternes telles que la commande et l’obtention du déjeuner ou l’envoi et la réception de livraisons privées.
Au sein de certaines entreprises, il existe différents niveaux d’assistants administratifs. Certains peuvent être mieux qualifiés, mieux payés et avoir des titres plus significatifs que les autres. Cela se produit souvent lorsque la charge de travail requise est supérieure à ce qu’une personne peut gérer. On le retrouve également au sein des entreprises qui prônent la séparation de certaines fonctions, comme les comptes débiteurs et les comptes créditeurs. Dans ces cas, le travail d’adjointe administrative peut être expressément défini ou une hors-cadre peut déléguer des tâches comme elle l’entend.