Lorsque des entreprises ou d’autres organisations souhaitent organiser un événement réunissant des professionnels, la plupart embauchent un coordinateur de réunion, également appelé coordinateur de conférence ou planificateur d’événements, pour superviser les détails. En règle générale, les emplois de coordonnateur de réunion sont responsables de la planification et de l’organisation des détails menant à la date de l’événement. L’aspect planification peut exiger que les coordonnateurs de réunions couvrent un large éventail de tâches. L’organisation est généralement une compétence importante car les emplois de coordonnateur de réunion doivent déterminer le format approprié en fonction des objectifs de l’entité organisatrice.
Les coordonnateurs de conférence sont chargés de planifier plusieurs étapes détaillées d’un événement. Ces étapes comprennent généralement la sélection d’un site pour accueillir l’événement et la prise de contact avec les présentateurs. D’autres étapes menant à la date de l’événement peuvent inclure l’organisation de la restauration des repas et la préparation du matériel de conférence.
La taille de l’événement peut déterminer le niveau de tâches que ceux qui ont des emplois de coordonnateur de réunion doivent accomplir. Les événements à grande échelle nécessitent souvent de nombreuses étapes logistiques importantes pour garantir que les détails ne sont pas négligés. Ces détails importants incluent la sécurisation des présentateurs et la confirmation de la disponibilité du site. Les petits événements, comme une réunion pour un service, peuvent impliquer des tâches pour moins de participants au sein de l’entreprise. Ces tâches peuvent inclure la réservation d’un espace de réunion, l’envoi d’invitations électroniques aux employés, la commande de repas et la satisfaction des besoins audiovisuels.
Concernant le site de l’événement, les coordinateurs de réunion peuvent travailler en étroite collaboration avec un représentant du lieu. Cette interaction est normalement nécessaire pour déterminer si le lieu peut accueillir la date, le nombre de participants, les repas, l’équipement audiovisuel et toute autre nécessité. Une autre responsabilité de cette tâche comprend l’obtention d’un accord contractuel avec le représentant du site de l’événement.
Une fois le lieu sécurisé, l’organisateur de l’événement commence à organiser les autres détails de l’événement. Cela peut inclure la préparation de documents de conférence. Certains emplois de coordonnateur de réunion sont également chargés de communiquer avec les présentateurs pour déterminer les besoins tels que les préparatifs de voyage, les aides à la présentation et une allocation pour la participation.
La préparation de la date de l’événement nécessite généralement l’administration des détails avant et pendant l’événement. Avant l’événement, les coordinateurs de réunion réserveront l’hébergement à l’hôtel pour les présentateurs et prépareront le matériel de conférence, par exemple. Pendant l’événement, la plupart des tâches consistent à gérer l’inscription des participants et à s’assurer que les salles de réunion sont prêtes avant le début d’une session.
À la fin de l’événement, les coordonnateurs de la réunion peuvent avoir besoin d’évaluer le succès de l’événement. En règle générale, les participants et les présentateurs reçoivent des sondages pour fournir des commentaires sur tous les aspects de l’événement. Cela peut aider le coordonnateur de la réunion à prendre des dispositions pour un événement futur.
Au sein de certaines entreprises, les emplois de coordonnateur de réunion peuvent également nécessiter de superviser les coûts associés à l’événement. Les coordonnateurs de réunions peuvent avoir besoin de prévoir les coûts et de s’assurer que les dépenses restent dans le budget. Ces coûts comprennent généralement le paiement aux présentateurs, la restauration et l’exécution du contrat de salle.