La gestion des actifs de données est la pratique consistant à stocker et à organiser des informations qui ont une valeur pour une organisation. Les vidéos, textes et enregistrements audio peuvent être considérés comme des actifs de données par des institutions telles que les musées et les bibliothèques. Les entreprises qui compilent des listes d’informations sur les clients et des enregistrements de transactions auraient également des actifs de données. L’un des meilleurs conseils pour pratiquer la gestion des actifs de données est de trouver un logiciel de gestion de données qui répond aux besoins de votre organisation. Ensuite, il peut être utile de développer un plan pour mettre en œuvre un nouveau système avec soin, ce qui peut impliquer de déplacer des données d’une ancienne base de données vers une nouvelle et de former les employés à l’utilisation des interfaces.
La plupart des organisations travaillent avec des actifs numériques. En d’autres termes, au lieu de classer des documents papier, les organisations ont tendance à stocker les informations les plus importantes sous forme numérique. Cela permet aux gestionnaires de données de créer des fichiers de sauvegarde, d’économiser de l’espace et de créer des processus efficaces d’enregistrement et de récupération des données.
Les logiciels de gestion des actifs de données peuvent aller du simple au complexe. Certaines des fonctionnalités les plus élémentaires des logiciels d’actifs de données permettent un flux de travail plus fluide. Dans ces cas, les logiciels peuvent permettre aux utilisateurs de déplacer des données d’un service à un autre. Un document ou une vidéo peut être édité par un utilisateur, enregistré et transféré à un autre utilisateur, qui peut effectuer plus de modifications.
Les logiciels de gestion d’actifs complexes peuvent inclure la reconnaissance vocale ou optique. La reconnaissance optique peut être utile pour les professionnels qui ont besoin de compter le nombre de fois qu’un logo ou une image est utilisé dans une publicité vidéo. La reconnaissance vocale peut être utile pour gérer les enregistrements audio.
Avant de choisir un logiciel, un bon conseil pourrait être d’étudier les modèles commerciaux et de déterminer les étapes et les ressources nécessaires pour optimiser le flux de travail. Cela peut vous donner une meilleure idée des fonctionnalités dont vous avez besoin. Les logiciels plus complexes ont tendance à être plus chers, mais en améliorant les processus, une organisation peut réduire les coûts, ce qui en fait un choix plus rentable à long terme.
Les experts en gestion des données estiment qu’une erreur courante commise par de nombreux gestionnaires d’actifs est qu’ils tentent de mettre en œuvre les changements trop rapidement. S’il peut être tentant de mettre en œuvre un nouveau système immédiatement, cela peut entraîner des coûts élevés et des inefficacités. Au lieu de cela, il peut être conseillé de déplacer lentement les données d’un ancien système vers un nouveau. De même, il peut être judicieux d’implémenter une fonctionnalité à la fois.
En implémentant lentement un nouveau système de gestion des actifs de données, les gestionnaires ont également la possibilité de former les employés à l’utilisation des interfaces logicielles. Évaluer la compétence des utilisateurs en utilisant un logiciel avant de rendre un nouveau système officiel peut réduire les occurrences d’erreurs du côté de l’utilisateur. Une mise en œuvre minutieuse donne également aux gestionnaires le temps de reconnaître et de corriger les failles d’un système.