Un secrétaire général est un professionnel qui gère un certain nombre de tâches essentielles dans la vie courante d’une société. Bien qu’il y ait une certaine perception que le secrétaire est plus un dépositaire qui fonctionne en tant qu’adjoint aux autres dirigeants de la société, le rôle du secrétaire de la société est souvent large et implique la nécessité d’exercer une autorité considérable dans un large éventail de tâches. Une secrétaire efficace peut faire une énorme différence dans le bien-être général d’une entreprise, soit en faisant avancer l’entreprise, soit en paralysant l’opération jusqu’au point d’échec.
Dans de nombreux cas, les responsabilités d’un secrétaire général sont définies dans les statuts de la société. Selon le type de société, ces responsabilités peuvent être très spécifiques, ou le secrétaire peut se voir conférer de larges pouvoirs qui peuvent être utilisés dans un certain nombre de situations. Les dispositions des règlements administratifs doivent être conformes à toutes les lois gouvernementales qui s’appliquent à la constitution effective de l’entreprise, un facteur qui influencera souvent à la fois l’étendue des fonctions du secrétaire et la façon dont ces fonctions doivent être exercées afin de respecter les lois en vigueur. normes.
Une responsabilité essentielle du secrétaire général consiste à s’assurer que le conseil d’administration de la société a accès à des informations précises et à des ressources viables qui lui permettent de fonctionner d’une manière conforme aux réglementations gouvernementales. Cela signifie que le secrétaire doit être à jour sur toutes les questions de droit relatives à la fonction de l’entreprise. Il n’est pas rare qu’un secrétaire général soit un avocat en règle avec le barreau de l’État local, bien qu’il soit rarement exigé qu’il soit un avocat. Dans les situations où le secrétaire n’est pas un avocat, la structure de l’entreprise prévoit normalement une sorte d’avocat général avec lequel le secrétaire peut travailler en étroite collaboration et ainsi rester au courant de toutes les lois ou réglementations applicables.
Dans le cadre de cette responsabilité principale, le secrétaire général supervisera des activités telles que la formation des nouveaux administrateurs sur les réglementations en vigueur et la notification au conseil de tout changement dans les lois gouvernementales affectant le fonctionnement de l’entreprise. Dans le cas où un partenariat de travail ou même une éventuelle situation de fusion se présente, le secrétaire général est souvent chargé d’organiser les réunions entre tous les décideurs, y compris d’organiser la participation des banquiers d’affaires aux discussions si les négociations ont atteint un certain point. Au quotidien, le secrétaire est susceptible d’interagir avec les autres dirigeants de la structure de l’entreprise pour s’assurer qu’ils gèrent leurs domaines de responsabilité conformément à la réglementation en vigueur.
Il n’est pas rare que le secrétaire général travaille en étroite collaboration avec le chef de la direction. Construire un pont de communication solide avec le PDG place le secrétaire général en mesure de relayer des informations importantes sur les événements ou les tendances qui pourraient avoir un impact sur le fonctionnement de l’entreprise, et d’initier une stratégie pour utiliser ces tendances ou événements d’une manière qui soit dans le meilleur intérêt de l’entreprise. Pour ce faire, le secrétaire doit être un communicateur puissant et compétent, avoir le souci du détail et posséder une compréhension approfondie non seulement de la structure opérationnelle de l’entreprise, mais également de la mission et des objectifs de l’entreprise et de la culture d’entreprise. qui s’est développé au fil du temps.