La gestion des reçus doit commencer par des efforts engagés pour s’assurer que tous les documents sont exacts et complets. Ensuite, une décision doit être prise quant à l’endroit où les registres seront conservés. Une fois qu’il y a une zone désignée pour les reçus, ils doivent être triés en grandes catégories et sous-catégories. Pour simplifier le processus, les particuliers peuvent envisager de convertir des documents papier en fichiers numériques.
Les individus doivent réaliser à quel point la gestion des reçus est importante et à quel point elle peut être coûteuse si la tâche est négligée. Compte tenu de cette importance, la première étape de la gestion des reçus est de s’assurer qu’ils sont complets et exacts. Ceci est particulièrement important lorsque les documents sont manuscrits. Les autorités fiscales et les employeurs ont tendance à exiger des informations détaillées pour qu’un enregistrement soit considéré comme valide.
La gestion des reçus est différente de la conservation des reçus. Lorsqu’une personne a simplement l’habitude de conserver ces documents, elle peut en placer négligemment certains à un endroit et d’autres à différents endroits et ne les arrondir que lorsque cela est nécessaire. La gestion des reçus signifie que les documents sont conservés de manière organisée dans un seul endroit.
L’une des premières recommandations pour l’organisation des reçus est de séparer les documents selon leur pertinence. Par exemple, une personne peut avoir besoin de conserver des reçus pour des transactions personnelles, des dépenses de travail et ses propres dépenses de petite entreprise. Dans des cas comme celui-ci, elle doit conserver trois fichiers différents. Pour simplifier les choses, à mesure que des enregistrements sont ajoutés à chaque fichier, ils doivent être placés dans des sous-catégories. Par exemple, les reçus de carburant et les reçus de divertissement devraient être séparés.
Une façon de simplifier considérablement la gestion des reçus consiste à les numériser dans un ordinateur et à conserver des enregistrements numériques. Faire cela régulièrement en fait une tâche beaucoup moins ardue qu’elle ne le sera si une pile de documents s’accumule et doit être numérisée à la fois. Un autre avantage de la gestion numérique est que chaque enregistrement peut recevoir des balises, ce qui facilitera grandement leur référencement. Puisqu’il y a toujours la possibilité que quelque chose puisse arriver à l’ordinateur d’une personne, il est préférable de s’assurer que ces fichiers sont sauvegardés.
Les personnes qui n’ont pas le temps, les connaissances ou la patience nécessaires pour convertir leurs reçus papier en enregistrements numériques peuvent envisager des services de gestion de documents. Ce type de fournisseur de services accepte généralement les reçus sous plusieurs formats et les numérisera et les organisera pour ses clients. Avant de payer pour ce type de service, cependant, il est préférable de s’assurer que les parties avec lesquelles les dossiers doivent être partagés les accepteront dans ce format.