Workflow décrit les étapes d’un processus. Dans la plupart des cas, le terme est utilisé pour décrire un modèle de travail. Par exemple, un responsable d’une compagnie d’assurance qui espère améliorer son efficacité pourrait analyser le flux de travail, qui comprend les services par lesquels une réclamation passe, la vitesse à laquelle une réclamation passe et la fluidité de la communication entre les différents services. Lorsqu’un gestionnaire pratique la mise en œuvre du flux de travail, il ou elle introduit une nouvelle procédure dans les opérations quotidiennes d’une organisation. Les meilleurs conseils pour la mise en œuvre du flux de travail comprennent normalement un plan ou un modèle qui remédie aux lacunes du passé, l’intégration de nouvelles technologies et la formation des employés.
Pour être sûr que la mise en œuvre d’un nouveau flux de travail en vaut la peine, un responsable doit d’abord être conscient de la façon dont un ancien système était défectueux. Dans la plupart des cas, le flux de travail n’est pas efficace lorsqu’il entraîne un gaspillage et une augmentation des coûts. Le temps perdu entre les étapes d’un processus, la communication floue entre les services et les ensembles de données qui se contredisent peuvent être les symptômes d’un modèle de flux de travail défectueux. Ces problèmes ralentissent la production, se traduisent par une main-d’œuvre mal utilisée et une technologie qui n’est pas utilisée de manière optimale.
Un gestionnaire pratiquant la mise en œuvre de flux de travail doit répertorier les problèmes existants et localiser où dans un système ces problèmes se produisent. Dans certains cas, la création de nouveaux protocoles peut réduire le nombre d’erreurs et d’instances d’informations inexactes. L’efficacité des processus peut souvent s’améliorer avec l’introduction de nouvelles technologies.
Un bon conseil pour les gestionnaires qui traitent des processus complexes est d’introduire un logiciel qui permet un flux de travail automatisé. Cette méthode de mise en œuvre du flux de travail nécessite qu’un gestionnaire crée un modèle de processus qu’il ou elle peut ensuite entrer dans un programme informatique. La plupart des logiciels permettent aux utilisateurs d’accéder aux modèles de documents et leur permettent de personnaliser les interfaces pour répondre aux besoins d’une organisation. Le flux de travail automatisé est particulièrement utile dans les contextes où les documents passent par des étapes similaires jour après jour, ce qui permet un flux de travail ordonné et efficace.
Avec la mise en œuvre du workflow vient le besoin de former les employés. De nombreux responsables constatent que la plupart des travailleurs acceptent les nouveaux modèles de workflow s’ils sont amenés à comprendre comment un nouveau modèle peut être plus efficace qu’un ancien processus. Certains travailleurs peuvent être réticents au début, bien que les techniques de base du leadership et de la motivation commerciale puissent souvent être efficaces pour les aider à adopter de nouvelles pratiques.
Les responsables qui mettent en œuvre de nouveaux modèles de flux de travail doivent le faire lentement, en laissant aux employés suffisamment de temps pour apprendre de nouvelles technologies. La compétence des employés dans l’utilisation des nouvelles technologies doit être évaluée avant la mise en œuvre complète. De même, les nouveaux modèles de workflow doivent souvent être ajustés par essais et erreurs. Cela signifie qu’un gestionnaire peut bénéficier de piloter un processus dans des zones plus petites puis d’étendre progressivement la mise en œuvre.