La facturation électronique fait référence à une pratique consistant à envoyer une facture par courrier électronique, au lieu d’envoyer une facture papier ou une facture par la poste. Les entreprises offrent souvent à leurs clients la possibilité de recevoir leur facture ou leur facture par voie électronique ou par la poste. La facturation électronique offre des avantages et des inconvénients à la fois aux entreprises qui utilisent ce mode de facturation et à leurs clients.
L’un des principaux avantages de l’utilisation de la facturation électronique est la réduction des coûts. Cela évite à l’entreprise qui envoie des factures le papier et l’encre pour créer les factures et les enveloppes et les frais de port pour les poster. La facturation électronique utilise généralement un logiciel de facturation qui envoie les factures selon le calendrier, ce qui permet également aux employés de gagner du temps. Lorsque l’entreprise réduit ses coûts en utilisant des factures électroniques, elle peut répercuter une partie de ces économies sur ses clients dans la tarification des produits ou services de l’entreprise.
Recevoir une facture électronique est également beaucoup plus pratique pour les clients à payer. Certaines entreprises incluent un lien directement dans la facture électronique qui permet au client de payer directement depuis l’email. D’autres entreprises ont des accords avec des banques qui offrent un service de paiement de factures à leurs clients bancaires. La facture électronique est envoyée comme rappel sur le compte bancaire du client, puis le client peut programmer le paiement via sa facture en ligne avec sa banque.
Les factures électroniques et les paiements électroniques permettent au client de gagner du temps et de l’argent. C’est plus rapide et moins cher que d’avoir à faire un chèque et à payer les frais de port pour le poster. Cela réduit également le gaspillage de papier et l’encombrement à la maison, car les relevés sont généralement stockés en ligne par l’entreprise.
Pour les entreprises utilisant des factures électroniques, cela signifie également qu’elles reçoivent le paiement beaucoup plus rapidement. En règle générale, lorsqu’une facture électronique est envoyée et que le client effectue le paiement par voie électronique, elle fournit une réception immédiate de l’argent à l’entreprise.
Si la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises et les clients, elle présente certains inconvénients. Certains clients ont des problèmes pour recevoir les factures électroniques en raison des filtres anti-spam des fournisseurs d’accès Internet (FAI). Si le client ne reçoit pas la facture électronique, il peut oublier de payer la facture, ce qui peut entraîner des frais de retard et des frais.
La sécurité est un autre problème que les clients peuvent craindre lorsqu’ils utilisent la facturation électronique. Tant que l’entreprise utilise un serveur sécurisé pour envoyer la facture et recevoir des paiements électroniques, elle peut recevoir des factures et effectuer des paiements en ligne en toute sécurité.