La facturation cyclique est une stratégie de facturation qui implique la création et la mise à jour des soldes impayés sur les comptes clients au quotidien. Cette approche permet de préparer une facture unique qui couvre une période ou un cycle entier, plutôt que de facturer les clients pour les biens et services au cas par cas. Le modèle de facturation cyclique présente des avantages qui s’appliquent à la fois au fournisseur et au client.
De nombreux types d’entreprises utilisent la facturation cyclique. Les entreprises de services publics mettent régulièrement à jour les comptes des clients sur la quantité d’utilisation encourue pour une période ou un cycle donné. En règle générale, la période de facturation sera de trente jours ou d’un mois calendaire. Pendant ce temps, le compte client est mis à jour de temps à autre, reflétant l’utilisation par le client du service fourni. A la fin du cycle en cours, la facture pour l’intégralité des trente jours est finalisée et transmise au client pour paiement.
Divers services de télécommunications utilisent également la facturation cyclique. Par exemple, un bureau de téléconférence calculera souvent le coût de chaque conférence téléphonique tenue par un client donné et ajoutera les frais et les détails à une facture préparée spécifiquement pour ce cycle. En supposant que le client organise une conférence téléphonique hebdomadaire, la facture du cycle contiendra les informations et les frais liés à chacun de ces appels, généralement classés par ordre chronologique sur la facture.
L’utilisation de la facturation cyclique offre des avantages à toutes les personnes impliquées. Pour le fournisseur, utiliser ce modèle plutôt que d’émettre des factures individuelles pour chaque commande ou événement signifie qu’il passe moins de temps à préparer, vérifier, imprimer et envoyer les factures aux clients. Étant donné que toute l’activité d’un seul cycle de facturation apparaît sur une seule facture, le fournisseur économise également du temps et des ressources sur le back-end, lorsque les paiements sont reçus et doivent être enregistrés dans les registres comptables de l’entreprise.
Pour les clients, la facturation cyclique permet de n’avoir qu’une seule facture à gérer pendant le cycle, plutôt que de traiter un flux constant de factures à régler. Le client économise également du temps et éventuellement de l’argent, si le paiement de chaque facture entraîne des frais, tels que des frais de port ou des frais pour l’acceptation d’un paiement en ligne. De nombreux clients se concentrent davantage sur la commodité de cette approche, surtout s’il y a peu ou pas de dépenses pour soumettre plusieurs paiements.
La facturation cyclique est normalement utilisée lorsque la relation entre le client et le fournisseur est régie par un contrat ou est de nature continue. Il n’est pas rare que le client subisse une vérification de solvabilité avant que le fournisseur n’établisse ce type d’arrangement avec le client potentiel. Le modèle fonctionne bien pour les comptes de carte de crédit, les services publics et même pour les onglets dans les clubs ou les magasins locaux. Les entreprises qui vendent des marchandises par correspondance ou dans des vitrines en ligne ne peuvent pas utiliser cette méthode, préférant facturer chaque commande au fur et à mesure qu’elle est passée et demander le paiement à l’avance.