La facturation centralisée est une technique d’approvisionnement dans laquelle des entreprises indépendantes achètent des stocks auprès d’un grossiste plutôt que de fournisseurs individuels. Cette méthode commerciale populaire permet aux entreprises de tirer parti d’un pouvoir d’achat collectif, ce qui se traduit par des remises sur les prix de gros. La facturation centralisée aide non seulement les magasins à maintenir des prix bas et des bénéfices élevés, mais simplifie également la facturation et le processus administratif pour les entreprises et leurs fournisseurs.
Dans un scénario de facturation traditionnel, les magasins font l’inventaire des fournisseurs individuels. Par exemple, un dépanneur reçoit des livraisons de boissons, de nourriture, de bonbons, de lait et d’autres produits. Ce magasin n’achète probablement qu’une petite quantité de chacun de ces produits et reçoit donc très peu de remises de la part des fournisseurs. Le propriétaire du magasin est obligé de suivre chacun de ses comptes séparément et d’écrire des dizaines ou des centaines de chèques chaque mois pour chaque fournisseur. Le fournisseur doit également traiter avec un grand nombre d’acheteurs, y compris la facturation et l’encaissement auprès de chaque entreprise individuelle.
Un scénario de facturation centralisée permet aux entreprises d’acheter et de vendre des biens en utilisant un processus beaucoup plus simple. Dans le cadre de la facturation centrale, un grossiste agit comme intermédiaire entre les détaillants et les fournisseurs. Chaque magasin qui travaille avec ce grossiste gère son propre compte séparé, auquel il peut facturer tout l’inventaire du mois. A la fin du mois, chaque fournisseur envoie au grossiste une facture unique pour toutes les livraisons aux magasins que ce grossiste représente. Le grossiste envoie à son tour une facture unique à chaque magasin, reflétant tous les achats effectués sur le compte de ce magasin pour le mois entier.
Pour les magasins individuels et les entreprises, la facturation centralisée simplifie grandement le processus comptable chaque mois. Le magasin n’écrit qu’un seul chèque au grossiste au lieu d’écrire des chèques à chaque fournisseur. Pour les fournisseurs de produits, la facturation centralisée élimine le besoin de collecter et de traiter les chèques de chaque magasin et permet au fournisseur de traiter un chèque du grossiste chaque mois. En faisant appel à un grossiste, les fournisseurs réduisent également le temps et l’argent consacrés aux collectes, ainsi que leur risque de non-paiement.
Du point de vue du fournisseur, le grossiste achète de grandes quantités de marchandises par rapport aux petits volumes achetés par les magasins individuels. Cela encourage les fournisseurs à offrir des remises en fonction de ces achats en grand volume dans le but de maintenir l’activité du grossiste. Ces remises maintiennent les prix bas et permettent aux magasins de rester rentables tout en payant le grossiste pour leurs services.
Dans de nombreuses applications de facturation centralisée, le grossiste sert d’intermédiaire entre le fournisseur et l’acheteur. Dans certains cas, cependant, ce grossiste peut décider d’agir comme une sorte d’entrepôt. Au lieu de simplement traiter les factures, le grossiste achète des marchandises en gros et les vend aux magasins, ce qui entraîne des marges bénéficiaires plus élevées pour le grossiste.