Les entreprises et autres organisations, ainsi que les individus qui g?rent une grande quantit? d’informations, ont besoin de syst?mes de gestion de documents pour classer, s?curiser, r?cup?rer et partager ces informations. La gestion des documents est un syst?me organis? qui traite, stocke et r?cup?re m?thodiquement les documents et les donn?es qu’ils contiennent. Pour les copies papier ou les documents papier, le processus peut simplement ?tre appel? syst?me de classement.
La gestion des documents est une version plus contemporaine qui implique g?n?ralement la production, le stockage et la r?cup?ration ?lectroniques de documents et d’autres fichiers, offrant un acc?s s?curis? ? ceux qui ont une autorisation. Outre les documents typiques, tels que les fichiers texte ou les copies num?ris?es de documents papier, la gestion des documents peut ?galement inclure des fichiers audio et vid?o, des e-mails, des fax, des rapports, des photos, des polices, des graphiques et d’autres images.
Un logiciel de gestion de documents a ?t? cr?? dans le but d’introduire des bureaux ? sans papier ?. Apr?s s’?tre rendu compte que ce mod?le commercial ?tait impossible ? perfectionner, de nouveaux mod?les ont commenc? ? int?grer ? la fois la gestion des documents papier et ?lectronique. ?tant donn? que les organisations pr?sentent des besoins divers, les syst?mes de gestion de documents sont con?us sp?cifiquement pour traiter des aspects particuliers du tri et de la gestion de l’information.
Le secteur bancaire en est un exemple. De nos jours, au lieu d’envoyer des ch?ques annul?s avec des relev?s bancaires, les banques font des copies num?riques miniatures des ch?ques et les impriment au besoin. La banque conserve ?galement une copie pour ses archives. Les contr?les r?els peuvent ?tre d?truits ou conserv?s dans un endroit s?curis? pour ?tre sauvegard?s en cas de dysfonctionnement de l’ordinateur ou de donn?es corrompues.
Un autre bon exemple est celui des agences de publicit?. Plut?t que d’utiliser un espace premium pour conserver des storyboards et du mat?riel de pr?sentation, ces ?l?ments peuvent ?tre transform?s en donn?es num?riques. Une campagne publicitaire enti?re peut ?tre transform?e en quelques fichiers ou dossiers stock?s sur l’ordinateur, qui peuvent ensuite ?tre consult?s, distribu?s ou imprim?s selon les besoins.
La gestion des documents peut rationaliser efficacement n’importe quel environnement de bureau. En classant et en stockant facilement les informations et en les rendant facilement accessibles, ce processus aide les employ?s ? travailler plus efficacement. La gestion des documents permet non seulement d’?conomiser de l’espace et du temps, mais aussi de l’argent. Parce qu’il est tellement plus efficace que les syst?mes de classement classiques, il peut ?galement r?duire le stress sur le lieu de travail.
SmartAsset.