Les entreprises et autres organisations, ainsi que les individus qui gèrent une grande quantité d’informations, ont besoin de systèmes de gestion de documents pour classer, sécuriser, récupérer et partager ces informations. La gestion des documents est un système organisé qui traite, stocke et récupère méthodiquement les documents et les données qu’ils contiennent. Pour les copies papier ou les documents papier, le processus peut simplement être appelé système de classement.
La gestion des documents est une version plus contemporaine qui implique généralement la production, le stockage et la récupération électroniques de documents et d’autres fichiers, offrant un accès sécurisé à ceux qui ont une autorisation. Outre les documents typiques, tels que les fichiers texte ou les copies numérisées de documents papier, la gestion des documents peut également inclure des fichiers audio et vidéo, des e-mails, des fax, des rapports, des photos, des polices, des graphiques et d’autres images.
Un logiciel de gestion de documents a été créé dans le but d’introduire des bureaux « sans papier ». Après s’être rendu compte que ce modèle commercial était impossible à perfectionner, de nouveaux modèles ont commencé à intégrer à la fois la gestion des documents papier et électronique. Étant donné que les organisations présentent des besoins divers, les systèmes de gestion de documents sont conçus spécifiquement pour traiter des aspects particuliers du tri et de la gestion de l’information.
Le secteur bancaire en est un exemple. De nos jours, au lieu d’envoyer des chèques annulés avec des relevés bancaires, les banques font des copies numériques miniatures des chèques et les impriment au besoin. La banque conserve également une copie pour ses archives. Les contrôles réels peuvent être détruits ou conservés dans un endroit sécurisé pour être sauvegardés en cas de dysfonctionnement de l’ordinateur ou de données corrompues.
Un autre bon exemple est celui des agences de publicité. Plutôt que d’utiliser un espace premium pour conserver des storyboards et du matériel de présentation, ces éléments peuvent être transformés en données numériques. Une campagne publicitaire entière peut être transformée en quelques fichiers ou dossiers stockés sur l’ordinateur, qui peuvent ensuite être consultés, distribués ou imprimés selon les besoins.
La gestion des documents peut rationaliser efficacement n’importe quel environnement de bureau. En classant et en stockant facilement les informations et en les rendant facilement accessibles, ce processus aide les employés à travailler plus efficacement. La gestion des documents permet non seulement d’économiser de l’espace et du temps, mais aussi de l’argent. Parce qu’il est tellement plus efficace que les systèmes de classement classiques, il peut également réduire le stress sur le lieu de travail.
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