Vers 2004, avec une augmentation des réseaux sociaux, les particuliers et les entreprises ont commencé à utiliser le marquage collaboratif, également connu sous le nom de folksonomie. Au fur et à mesure que la pratique progressait, l’organisation de ces balises au sein de leurs programmes logiciels collaboratifs et de wikis d’informations commerciales est devenue nécessaire. La gestion des balises permet le référencement croisé des objets et des cohérences entre utilisateurs qui rendent la navigation et les recherches plus efficaces. Il existe deux formes de gestion des balises disponibles à partir de 2011 qui permettent l’organisation du «contrôle en montée» et du «jardinage en descente». Le besoin de gestion des balises augmente à mesure que les balises se sont développées au-delà des réseaux sociaux pour devenir des signets d’entreprise, des bases de données de produits, des wikis de gestion des connaissances, des systèmes de gestion de contenu de composants et la gestion de contenu Web, entre autres.
Les balises de contrôle de montée sont destinées à plusieurs classifications d’un objet, à des listes d’autorité prédéfinies de balises et à relier des balises à d’autres balises dans une affiliation synonyme. Les fonctions de gestion des balises pour le jardinage en descente consistent à renommer, supprimer, déplacer ou fusionner des balises. Au fur et à mesure que les balises permettent de croiser le contenu prodigieux et riche d’Internet, le besoin de gestion des balises augmente.
Avec la croissance des sites Web d’Internet, il y a des tâches de gestion de site Web, y compris le suivi des visiteurs des sites et de ce qu’ils font pendant qu’ils y sont. Lorsqu’un propriétaire de site Web souhaite savoir ce qui attire les visiteurs, l’un des moyens de le suivre consiste à intégrer des balises dans le code sous-jacent du site. Cependant, sans un ensemble de pratiques standard pour la gestion des balises, cela peut devenir déroutant. Les schémas de gestion des balises sont pour la plupart développés individuellement, certains autorisant le marquage public et d’autres non, et certains permettant uniquement au créateur du site Web de définir les balises pour les recherches. Les sites Web de partage de photos, sur lesquels les photographes amateurs et professionnels peuvent partager des photos et étiqueter chaque photo avec leurs propres choix de balises, sont un exemple de marquage public.
Le balisage des connaissances permet d’organiser des bases de données de matériaux de référence, d’images numériques et de documents. Les balises correspondant à celles-ci sont appelées balises de métadonnées et sont destinées à être utilisées dans les systèmes de gestion des connaissances. Ce type d’organisation rassemble non seulement des balises, mais crée des profils de balises d’hyperdonnées et de liens hypertexte qui suivent les fils de connaissances jusqu’aux annotations et commentaires. Les balises de connaissances sont différentes selon le type de connaissances stockées ; telles que les connaissances conceptuelles, factuelles, tacites, méthodologiques et prévisionnelles. Tous ces éléments ont besoin d’un plan de gestion des balises.
De plus en plus, les gens se heurtent à des problèmes presque identiques en ce qui concerne les balises et la gestion des balises. Certaines organisations ont une distribution mondiale des sites mais pas de gestion centralisée des balises sur ces sites. Beaucoup sont confrontés à des frustrations avec des contraintes à une étiquette, à un projet, à une chronologie et d’autres aimeraient changer de fournisseur pour leur entreprise, mais sont confrontés au problème de la gestion de leur temps investi dans les étiquettes. En l’absence de norme particulière pour les termes associés aux balises et à la gestion des balises et avec la croissance continue d’Internet, il deviendra de plus en plus impératif de mettre en œuvre une gestion avec des définitions de termes, des catégorisations et des pratiques de balises faciles à comprendre.
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