En général, la gestion des stocks fait référence à la méthode par laquelle les entreprises manipulent des ressources et des matériaux tangibles afin de s’assurer que les ressources sont facilement utilisables. Les inventaires sont généralement gérés à l’aide d’un système de liste papier ou d’un système basé sur un logiciel informatique. En utilisant un système de gestion des stocks, un ménage peut s’attendre à garder les fournitures nécessaires à portée de main tandis qu’une entreprise peut utiliser les ressources plus efficacement afin de générer des revenus.
La forme la plus simple de gestion des stocks est la méthode sur papier selon laquelle une liste est conservée des matériaux qui sont utilisés régulièrement. Lorsque des éléments sont importés, ils sont ajoutés à la liste. Lorsque les stocks sont faibles, un achat est effectué pour reconstituer les matériaux. De cette manière, un inventaire courant des matériaux les plus importants peut être fourni à tout moment. Cette forme simple de gestion des stocks est utile pour que les matériaux puissent être achetés à des moments opportuns lorsque les prix sont bas et que rien de critique ne s’épuise jamais.
Une autre forme populaire d’administration des stocks est le système de gestion des stocks basé sur un logiciel informatique. Au fur et à mesure que les fournitures s’accumulent, un système informatique de gestion des stocks peut être utilisé pour suivre de grandes quantités de produits et de matériaux. Chaque fois qu’un matériel individuel est introduit ou quitte l’inventaire, le logiciel de gestion des stocks effectue des ajustements pour correspondre à ces activités.
Un système d’inventaire informatisé est également utile pour évaluer les coûts associés à l’utilisation de matériaux à grande échelle. Lorsqu’il est lié à un système comptable central, le logiciel d’inventaire informatique peut facilement calculer le coût moyen par unité. Une méthode d’inventaire informatique rapporte également les revenus moyens générés lorsque les matériaux sont utilisés pour produire des biens qui sont achetés et vendus.
La raison la plus importante pour laquelle les systèmes d’inventaire sont utilisés est de suivre les approvisionnements afin que les problèmes d’inventaire puissent être identifiés rapidement. Si les matériaux sont en forte demande, un système d’inventaire permettra à une organisation d’être stratégique quant à la manipulation des matériaux, à la planification des achats pour garder les fournitures à portée de main et à la réduction du gaspillage de matériaux. En outre, de nombreuses organisations sont tenues de tenir une liste d’inventaire des marchandises à des fins fiscales et d’assurance.
Avoir un système de gestion des stocks qui fonctionne bien dépend de la taille de l’organisation et du type de matériaux à suivre. Alors qu’une méthode d’inventaire simple peut bien fonctionner pour une petite entreprise; pour les grandes organisations disposant d’un grand nombre de fournitures, de pièces ou de matériaux, un système d’inventaire informatique peut être nécessaire pour répondre à la demande. Sans un système clair pour maintenir les niveaux de stocks stables, des problèmes peuvent survenir qui peuvent être coûteux et peu pratiques.