Les cercles de qualité sont des groupes d’individus qui se réunissent dans le but d’évaluer une opération ou une procédure particulière, de déterminer dans quelle mesure ce processus fonctionne et de trouver des moyens d’améliorer cette fonction. Un cercle de qualité peut être utilisé efficacement dans un cadre commercial ou dans le cadre des contrôles et contrepoids permanents au sein d’une organisation à but non lucratif. Les membres du cercle de qualité peuvent être employés par l’organisation, être des étudiants d’un établissement d’enseignement local, ou être des consommateurs ou des supporters qui ont un intérêt dans les biens ou services offerts par l’organisation.
Dans un contexte commercial, un cercle de qualité est normalement un groupe d’employés bénévoles qui se concentrent sur un aspect spécifique de l’opération, comme un service. Le groupe sert non seulement à évaluer la qualité actuelle des produits fabriqués, mais aussi l’efficacité avec laquelle ces produits sont créés. Un superviseur départemental qui agit en tant que leader et facilitateur pour le groupe peut diriger le cercle de qualité. Il n’est pas rare que le cercle élise un chef d’équipe qui assure la liaison entre le groupe et la direction.
Dans le cadre de ses responsabilités, un cercle de qualité identifiera et analysera chaque aspect du domaine examiné, en mettant un point d’honneur à identifier à la fois les forces et les faiblesses que les membres du groupe voient dans le processus actuel. Cela permet au cercle de réfléchir efficacement aux changements ou améliorations potentiels qui aideraient à minimiser ou à éliminer ces faiblesses tout en n’ayant aucun type d’impact négatif sur les qualités identifiées comme des forces. De manière générale, aucun aspect des fonctions considérées n’échappe à l’investigation et à l’évaluation, y compris les processus de gestion, la sélection des matières premières, ou encore l’emballage et le stockage des produits finis.
Un cercle de qualité peut également être utilisé efficacement dans d’autres contextes. Les organisations à but non lucratif peuvent offrir à leurs partisans la possibilité de se réunir régulièrement pour évaluer les projets de collecte de fonds ou de sensibilisation du public qui sont gérés par l’entité. Dans les établissements d’enseignement, un cercle de qualité peut fournir des informations et des suggestions précieuses concernant la structuration d’un programme menant à un diplôme, l’organisation d’un département universitaire ou des suggestions pour d’éventuels futurs cours au choix. Dans n’importe quel contexte, le but ultime du cercle de qualité est d’identifier les améliorations qui aideront l’organisation à continuer de croître et à se rapprocher de la réalisation de ses objectifs.
L’utilisation d’un cercle de qualité au sein d’une organisation peut souvent permettre d’identifier des petits problèmes qui sont difficiles à voir autrement. S’appuyer sur l’expertise des membres du groupe permet non seulement d’identifier les problèmes qui devraient être abordés, mais aussi de développer des solutions pour ces problèmes. Souvent, ce processus permet aux membres du cercle d’accroître leur sentiment d’appartenance et leur investissement dans l’entreprise ou l’institution, et de sentir qu’ils apportent une contribution positive à l’organisation.