La numérotation Bates est une pratique où les documents sont estampillés avec des chaînes de caractères d’identification de manière séquentielle pour aider à les suivre. Seuls des chiffres peuvent être utilisés, ou un système de numérotation alphanumérique Bates peut être appliqué. Il n’y a pas de méthode définie pour utiliser cette pratique et les gens peuvent développer leurs propres codes et chaînes pour un usage interne. Les collections de documents avec la numérotation Bates sont plus faciles à gérer, car les utilisateurs peuvent facilement identifier les documents hors séquence et d’autres problèmes.
Ce terme est dérivé d’un dispositif breveté, la machine à numéroter automatique Bates, autrefois largement utilisée pour la procédure éponyme. Cette machine était un tampon avec un jeu de rouleaux qui avançait automatiquement après chaque impression, permettant aux gens de tamponner les documents pendant le traitement avec des codes numériques séquentiels. Les gens continuent d’utiliser des tampons pour la numérotation Bates manuelle, et de nombreux programmes informatiques offrent également cette fonctionnalité, créant un enregistrement permanent près du haut ou du bas de chaque document, qu’il soit généré dans le programme ou numérisé à partir d’une autre source.
Les médecins et les professionnels du droit sont les plus susceptibles d’utiliser cette technique. Ils ont souvent de grandes collections de documents relatifs à un seul cas et ont besoin d’un moyen d’en garder une trace. Si des documents sont perdus ou cachés, cela pourrait compromettre des cas médicaux ou juridiques. Avec la numérotation Bates, il est facile de savoir quand il y a un problème avec une collection de documents. De plus, les numéros peuvent être utilisés pour créer un index pour faciliter la recherche dans les documents, car une liste peut être créée avec des références numériques.
Certains bureaux ont des codes internes qu’ils utilisent comme base pour leur numérotation Bates afin de faciliter le suivi des cas. Ils peuvent utiliser un système composé d’un trait d’union, où chaque document commence par une chaîne de chiffres et de lettres pour identifier le cas, suivi d’un numéro Bates individuel. Un cabinet d’avocats peut utiliser un code comme 201112 pour indiquer qu’un cas est le 12e accepté par le cabinet en 2011, suivi d’un numéro Bates pour identifier un document spécifique, comme dans 201112-1234, qui serait suivi dans l’ordre d’ici 201112- 1235. Ces deux numéros pourraient également être répertoriés dans un index contenant des informations sur le contenu des documents individuels.
Les personnes autres que les médecins et les avocats peuvent utiliser la numérotation Bates et la trouver utile pour organiser des collections de documents et de dossiers. Un système de codage cohérent est nécessaire, et les gens peuvent utiliser n’importe quoi, des étiqueteuses aux tampons en passant par la numérotation des documents.