La spécification de processus est la fourniture d’instructions claires et détaillées pour permettre à quiconque de suivre une série d’étapes pour accomplir une tâche, comme assembler un objet ou formater correctement un rapport. Ces étapes peuvent suivre un ensemble de règles rigides pour les rendre aussi standardisées que possible afin qu’un lecteur puisse les comprendre facilement. Dans d’autres cas, la spécification du processus peut inclure un langage ou des sujets de discussion non standard, et peut être moins universellement compréhensible.
Dans une spécification de processus, le lecteur suit une série d’étapes présentées sous la forme d’un organigramme. À chaque étape, il peut y avoir des fourches pour refléter différentes approches du processus ou différents produits finaux. Si le lecteur suit exactement les étapes, il finira avec un produit final qui devrait être indiscernable de celui produit par une autre personne qui suit les mêmes instructions. La spécification du processus peut permettre des produits fabriqués individuellement, ou elle peut fournir des directives pour la production de masse à l’aide d’équipements de fabrication.
Les fabricants utilisent des spécifications de processus pour assurer l’achèvement standardisé et précis des projets. Ce document peut être envoyé à une autre usine, qui pourra produire exactement le même produit final en suivant les étapes. Les étapes détaillent les types de matériaux à utiliser, leurs couleurs et la méthode d’assemblage, en plus de fournir des dessins détaillés et des discussions sur les techniques de fabrication. Les directives claires du document permettent de reproduire des produits sans les instructions personnelles d’une personne expérimentée dans leur fabrication.
La fabrication n’est pas la seule tâche qui peut être standardisée avec des spécifications de processus. Le développement de logiciels, la génération de documents et d’autres tâches peuvent être accomplis avec des directives de nature similaire. Dans tous les cas, l’objectif est de créer des orientations claires et compréhensibles qui seront exécutables par toute personne ayant une formation de base dans ce domaine d’intérêt. Un assistant administratif familiarisé avec les programmes de traitement de texte, par exemple, peut suivre les instructions pour créer un rapport à l’usage des administrateurs.
La rédaction d’une spécification de processus nécessite une compréhension détaillée du processus et du langage utilisé dans cette industrie particulière. Pour certains processus, des guides de terminologie et de conventions normalisées sont disponibles. Ceux-ci peuvent être une ressource utile à la fois pour le personnel qui prépare les spécifications et pour les membres du personnel qui peuvent avoir besoin de les lire et de les suivre. Si des questions sur la spécification du processus se posent, le guide peut souvent fournir la réponse en définissant le langage utilisé et en permettant au lecteur de comprendre exactement ce que signifie une déclaration donnée.