Les entreprises souscrivent divers types d’assurance à des fins différentes et pour une utilisation à des moments différents. L’assurance qui couvre les dépenses médicales de base, pharmaceutiques et autres dépenses diverses des employés encourues pendant le temps qu’ils voyagent au nom de leur employeur est appelée assurance voyage d’entreprise. La couverture d’assurance voyage de l’entreprise peut également inclure d’autres pertes personnelles ou liées à l’entreprise, telles que les pertes de bagages, d’effets personnels, d’ordinateurs portables, de disques de logiciels ou de produits de l’entreprise. La police d’assurance de l’entreprise est généralement spécifique en décrivant quels sont les articles couverts et non couverts lorsque les employés se déplacent à des fins professionnelles et que des incidents se produisent. Habituellement, si un article ou plusieurs articles sont liés à l’employé dans l’exercice de ses fonctions, il est classé dans la police d’assurance voyage de l’entreprise.
Il est courant que les grandes entreprises envoient fréquemment leurs employés en voyage pour mener les affaires de l’entreprise ou pour effectuer des appels de vente. L’envoi d’employés sur ces déplacements comporte certains éléments de risque, plaçant l’entreprise dans une position de responsabilité pour la sécurité globale de l’employé. L’assurance de l’employé et de tous les biens connexes protège l’entreprise financièrement. L’assurance remplace également les pertes subies à la suite du voyage. Selon la politique et les exclusions de chaque entreprise, la couverture voyage peut également s’étendre aux voyages d’affaires à l’étranger.
Les organisations souscrivent généralement une assurance voyage d’entreprise comme dépense budgétée, surtout si elles ont des employés qui voyagent fréquemment. La couverture voyage peut varier dans son extension et peut couvrir les employés selon les services, les emplacements géographiques ou les titres. Par exemple, les employés qui travaillent dans le service informatique de l’entreprise et qui ne voyagent qu’occasionnellement peuvent ne pas avoir besoin d’autant d’assurance voyage que le directeur des ventes de l’entreprise qui voyage plusieurs fois par mois, parfois à l’étranger.
Certaines entreprises peuvent exiger que leurs employés souscrivent leur propre assurance voyage d’affaires et que l’assurance voyage de l’entreprise agisse comme avenant à ce que l’employé porte. La plupart des emplois qui ont ce type de configuration sont ceux de la vente ou du conseil où l’employé doit effectuer un nombre important de déplacements. Le coût peut être considérablement inférieur par employé par rapport à un taux d’entreprise. En outre, l’employé pourrait être en mesure d’ajouter son assurance voyage d’entreprise à toute police d’assurance existante qu’il a déjà, réduisant ainsi ses coûts d’assurance. L’employé pourrait également être remboursé à la fin de l’année par l’entreprise pour toutes les dépenses engagées.
Lorsqu’un employé est embauché par une entreprise pour effectuer certaines tâches, une couverture d’assurance spécifique est normalement définie au début de l’emploi. S’il doit y avoir certaines circonstances entourant des problèmes d’assurance voyage, elles seront souvent négociées à l’avance. Cela permet à l’employé d’être informé des limitations ou exclusions concernant sa couverture d’assurance par l’employeur.