Le courrier automatisé est un outil commercial qui permet de traiter de gros volumes de courrier avec une relative facilité. Certaines entreprises utilisent du matériel et du personnel pour gérer le traitement du courrier à cette échelle, tandis que d’autres sous-traitent ces fonctions à des fournisseurs qui se concentrent spécifiquement sur la gestion des campagnes de publipostage, la distribution régulière de courriers aux clients et d’autres projets en cours. Le point du courrier automatisé est de traiter le courrier rapidement et efficacement, réduisant ainsi les dépenses associées à la création et à la distribution de chaque unité.
Un exemple d’utilisation du courrier automatisé est la création et l’exécution d’une campagne de publipostage. Afin d’accélérer le processus d’envoi de gros volumes d’articles promotionnels tels que des lettres ou des cartes postales, l’expéditeur utilisera souvent des méthodes électroniques pour adresser, trier et préparer les articles pour l’envoi. Il s’agit notamment de la numérisation du courrier, de la création de télécopies et de messages électroniques d’accompagnement dans le cadre de la campagne et de la distribution de ces formats électroniques avec les éléments de publipostage.
Un logiciel informatique est utilisé pour générer des étiquettes de publipostage ou pour imprimer les noms et adresses des destinataires sur les pièces elles-mêmes. Les machines de tri permettent de séparer les pièces par code postal, ce qui facilite l’utilisation des tarifs du courrier en nombre. De nombreuses stratégies de courrier automatisé utilisent également la technologie d’impression laser pour appliquer la quantité appropriée d’affranchissement dans le cadre du processus de tri, permettant aux pièces d’être prêtes à être postées dans un laps de temps relativement court.
L’avantage du courrier automatisé est qu’il est possible de préparer et d’envoyer des dizaines de milliers d’articles de courrier en une fraction du temps qu’il faudrait pour préparer ces mêmes articles à la main. Selon la nature des envois, l’utilisation d’outils automatisés permettrait à une entreprise de traiter plus d’envois en une heure qu’une équipe de dix à quinze personnes ne pourrait en traiter en plusieurs jours ouvrables. Cela se traduit par des économies substantielles pour l’entreprise, ainsi que par la libération de ressources humaines précieuses pour se concentrer sur d’autres aspects importants de l’opération.
Alors que certaines entreprises choisissent de créer leur propre centre de tri du courrier en interne, d’autres choisissent d’utiliser des services de courrier automatisé pour gérer leurs campagnes de publipostage et autres envois de masse. Beaucoup de ces entreprises maintiennent des listes pour leurs clients, ainsi que des preuves de documents préparés pour les campagnes précédentes. Cela permet au client de monter rapidement une nouvelle campagne de publipostage en utilisant des éléments d’envois de masse antérieurs, à un coût relativement faible. Étant donné que bon nombre de ces services facturent un tarif forfaitaire par pièce qui comprend l’impression, l’épreuvage, l’adressage, l’affranchissement et même la livraison au bureau de poste, il est très facile de calculer le coût du projet d’envoi en quelques minutes.
Un autre avantage de l’utilisation d’un service de courrier automatisé est que beaucoup offrent des remises sur volume. Au fur et à mesure que le client choisit d’envoyer plus d’exemplaires de la même pièce, le tarif par envoi diminue. Cela peut permettre aux entreprises d’affiner davantage leurs coûts de publicité par publipostage, ou même d’envoyer des courriers aux clients existants sur une base continue.
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