Le dépôt électronique au tribunal est un système relativement nouveau permettant aux avocats de déposer des documents plus facilement et plus rapidement que le dépôt par télécopie, courrier ou remise en main propre. En utilisant le dépôt électronique au tribunal, les avocats peuvent rédiger des documents sur des ordinateurs, mais au lieu d’imprimer les documents, les documents sont simplement téléchargés avec toutes les pièces jointes directement sur le site Web désigné par le bureau du greffier. En utilisant cette méthode plus rapide, moins d’heures facturables sont utilisées pour le classement des documents, laissant plus de temps aux avocats, secrétaires et parajuristes pour travailler sur le dossier.
Les avocats qui souhaitent déposer des documents par voie électronique doivent obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe, contribuant ainsi à sécuriser le système. Tous les fichiers envoyés via ces systèmes sont cryptés pour empêcher les pirates d’afficher les informations personnelles dans les documents. Après avoir utilisé le dépôt électronique au tribunal, l’ordinateur qui envoie les documents recevra un message indiquant que les documents ont été reçus par le système de classement. La sécurité est très importante pour les documents juridiques en raison de la nature sensible des informations qu’ils contiennent.
Tous les documents déposés auprès des tribunaux nécessitent la signature de l’avocat ; avec le dépôt électronique au tribunal, les informations de connexion fonctionnent comme la signature de l’avocat sur le document. Pour cette raison, la disponibilité du nom d’utilisateur et du mot de passe de l’avocat doit être très limitée pour éviter toute utilisation abusive. Les informations de connexion peuvent être partagées avec les assistants juridiques et les secrétaires, mais l’avocat doit surveiller le compte de très près lors du partage des informations de connexion. Le nom d’utilisateur reste souvent valide même si le nom de l’avocat change, s’il déménage dans un nouveau cabinet d’avocats ou si l’adresse e-mail change. L’avocat peut modifier des informations personnelles, telles que l’adresse e-mail et l’adresse physique, généralement via le site Web ou via le greffe du tribunal.
Alors que de plus en plus de palais de justice utilisent et mettent en œuvre des systèmes de dépôt électronique, le dépôt électronique n’est pas disponible partout. Le site Web du tribunal ou le site Web du greffier indiquera généralement la disponibilité de ces systèmes et les règles concernant leur utilisation. Habituellement, l’avocat devra s’inscrire sur le site Web pour commencer à soumettre des documents par voie électronique. Il est suggéré de consulter le site Web avant de rédiger des documents afin de s’assurer que ces documents sont correctement formatés conformément aux règles de dépôt du tribunal. Le dépôt électronique au tribunal offre la possibilité de déposer à tout moment, de jour comme de nuit et n’importe quel jour de la semaine, contrairement au dépôt papier qui nécessite que le greffe soit ouvert et accepte les dépôts.