La fonction et la compétence exactes d’un tribunal d’instance seront très différentes dans le monde. Dans la plupart des pays européens et nord-américains, y compris les États-Unis, les tribunaux d’instance sont des tribunaux civils ou pénaux de niveau inférieur. L’obtention de copies des dossiers des tribunaux d’instance peut généralement être effectuée en ligne, par courrier ou en personne. Les résumés de cas sont souvent accessibles gratuitement en ligne; cependant, les demandes de copies certifiées conformes ou de copies de documents spécifiques déposées dans une affaire peuvent nécessiter l’achèvement d’une demande par courrier ou en personne et le paiement d’une taxe.
Les magistrats sont souvent nommés par les juges élus ou nommés au sein du système judiciaire. Un magistrat a la même compétence et la même autorité qu’un juge ordinaire pour entendre et trancher les affaires juridiques. Un tribunal de première instance civil entend souvent des affaires telles que les différends entre propriétaires et locataires, les poursuites pour petites créances et les divorces ou les successions incontestés. Les magistrats pénaux peuvent gérer les audiences initiales, fixer la caution et présider les questions préliminaires ou les procès des accusés accusés de délits. En raison de la variété des affaires qu’un tribunal d’instance peut entendre, les dossiers des tribunaux d’instance peuvent englober un certain nombre de types de documents différents.
Dans la plupart des systèmes judiciaires, le greffier des tribunaux est responsable de la tenue des dossiers judiciaires. Par conséquent, lors de la recherche des dossiers des tribunaux d’instance, le meilleur endroit pour commencer est une recherche sur Internet du greffier des tribunaux pour le système où se trouve le tribunal. Sur le site Web du greffier des tribunaux, si vous en avez trouvé un, recherchez une option recherche des dossiers ou quelque chose de similaire. Les dossiers en ligne peuvent généralement être recherchés par le nom de la partie, le type d’affaire ou le numéro d’affaire. Si le dossier se trouve en ligne, vous pouvez souvent simplement l’imprimer directement à partir du site Web.
Dans le cas où les dossiers du tribunal d’instance nécessaires ne peuvent pas être trouvés en ligne, ou si les dossiers en ligne sont incomplets, il est conseillé de contacter directement le greffier des tribunaux. Bien que la plupart des dossiers des tribunaux d’instance soient des informations publiques, des dossiers détaillés ou des copies spécifiques de documents peuvent exiger que le demandeur remplisse un formulaire d’information indiquant qui il est et pourquoi les dossiers sont demandés. Dans la plupart des cas, cela peut être fait en personne ou par la poste.
Des copies certifiées conformes des dossiers du tribunal d’instance peuvent être nécessaires pour diverses raisons, y compris le mariage ou le divorce, la recherche généalogique ou pour effacer un casier judiciaire. Une copie certifiée conforme est une copie d’un dossier judiciaire qui a été certifiée avec un sceau et une signature par le greffier comme une copie fidèle et exacte. Des frais sont presque toujours facturés lorsqu’une copie certifiée conforme est demandée.