De nombreux documents importants doivent être conservés pendant de longues périodes. Les produits en papier conventionnels se dégradent lentement, grâce au niveau élevé d’acide qui existe normalement dans le papier. Le papier d’archives est fabriqué légèrement alcalin ou avec un pH neutre afin qu’il ne jaunisse pas et ne se fragilise pas avec le temps. La plupart des entreprises papetières proposent de tels papiers dans leur gamme pour les archivistes, les gouvernements, les bibliothèques et les artistes. Cependant, il est important de se rappeler que ce type de papier n’est utile que dans de bonnes conditions.
Deux facteurs principaux contribuent à la dégradation du papier conventionnel. Le premier est la lignine, un composant des parois cellulaires des plantes. La lignine jaunit lorsqu’elle est exposée à la chaleur, provoquant le jaunissement du papier. L’acide rend le papier plus fragile, fin et cassant. Les journaux fournissent peut-être le meilleur exemple de l’antithèse du papier d’archives, car ils sont fabriqués le moins cher possible, car la plupart des gens les recyclent après une seule lecture. Les journaux jaunissent rapidement et deviennent cassants, une caractéristique indésirable dans les documents importants.
Historiquement, les documents importants ont été imprimés sur du vélin, un matériau fabriqué à partir de cuir de veau. Avec une adoption plus large du papier, les gens ont commencé à remarquer que leurs documents papier n’étaient pas aussi durables que ceux imprimés sur vélin. Les découvertes de l’acide et de la lignine ont conduit au développement du papier d’archives.
Le processus de fabrication de ce papier est plus complexe, ce qui entraîne un produit final plus cher. Le papier est soigneusement traité pour éliminer la lignine, puis est rendu à pH neutre, ou de préférence alcalin, avec l’ajout de carbonate de soude ou de carbonate de calcium. Le papier alcalin résistera mieux à l’environnement acide que le papier neutre. Le produit résultant retient bien l’encre et les couleurs et durera beaucoup plus longtemps que le papier conventionnel.
Cependant, le papier d’archives préfère les conditions alcalines. De nombreuses entreprises vendent des feuilles de papier d’archives qui peuvent être placées entre des feuilles de papier d’archives et des boîtes de rangement alcalines pour le papier. Le papier doit être stocké dans un endroit frais, sec et sombre pour prolonger encore sa durée de vie. La plupart des référentiels de documents ont mis en place des mesures de contrôle de l’humidité pour s’assurer que leur papier est conservé dans les meilleures conditions.
En plus des documents importants, le papier d’archives est également utilisé par les artistes afin que leur travail soit préservé. Les scrapbookers peuvent également l’utiliser dans des albums d’archives, et les éditions importantes de livres sont imprimées sur ce type de papier afin qu’elles durent. La plupart des magasins de fournitures de papier proposent une sélection de papiers d’archives, qui sont parfois désignés comme sans lignine ou pH neutre.