Un processus de gestion du changement est une série de pratiques commerciales utilisées pour contrôler et gérer le changement au sein d’un grand système ou d’une organisation. Le terme est le plus couramment utilisé dans l’ingénierie des systèmes ou les grands projets de construction. Le but de la gestion des modifications est de garantir une communication claire entre le client et le fournisseur de services concernant la variation demandée par rapport aux spécifications acceptées, l’impact sur le calendrier et le coût prévu de ces modifications. Un bonus supplémentaire à ce processus est la validation de l’autorisation pour les demandes de changement.
L’ensemble du processus de gestion du changement comprend trois éléments : la demande de changement, l’évaluation du temps et du coût pour effectuer le changement et la mise en œuvre des changements. Ces étapes restent les mêmes si le projet est un projet informatique ou un projet de construction. Il convient de noter que le strict respect d’un processus formel de gestion du changement est reconnu par les tribunaux comme un outil valable pour gérer les changements aux contrats. Les modifications demandées et approuvées dans le cadre du processus doivent être payées par l’entreprise, quelle que soit l’autorité du demandeur. On suppose que l’entreprise a conçu une pratique commerciale qui a suivi son processus d’approbation interne.
Pour gérer les demandes de changement, de nombreuses entreprises conçoivent un formulaire qui fournit toutes les informations requises. Par exemple, un formulaire de demande de modification requiert généralement le nom du demandeur et son titre, la justification commerciale de la demande, la fonctionnalité requise et les implications globales. Les noms des personnes responsables et qui testeront et accepteront les modifications sont également inclus. Dès réception et examen du formulaire, l’administrateur système attribue un numéro de suivi à la demande.
La personne responsable du système ou du projet examine maintenant les détails de la demande et calcule les ressources requises, le temps alloué et les coûts associés à la mise en œuvre de ce changement. Au cours de ce processus, il peut y avoir des questions ou des éclaircissements requis de la part du demandeur. Ces informations sont intégrées au formulaire de demande de modification.
Si les coûts sont acceptés, la demande est généralement ajoutée à une liste hiérarchisée d’autres demandes de changement, dans le cadre du processus de gestion des changements. Le travail est affecté à un domaine spécifique, qui assurera la liaison avec le système ou le chef de projet pour clarifier les exigences et apporter les modifications nécessaires. Dans un environnement informatique, ces changements sont effectués dans un système de test. Il est de la responsabilité des testeurs de s’assurer que les modifications répondent à leurs exigences d’origine et ne créent pas de résultats négatifs. Une fois les tests terminés avec succès, les modifications sont transférées dans le système de production ou en direct. Tous les problèmes ou nouveaux problèmes créés à la suite de cette modification sont examinés et peuvent entraîner des cycles supplémentaires de modifications, de tests et de mise en œuvre.