Qu’il s’agisse de gérer le budget d’un ménage à l’aide d’un compte courant personnel ou de travailler dans le service comptable d’une entreprise, il est probable que la plupart des gens procèdent régulièrement à un rapprochement des comptes. Essentiellement, ce processus consiste à s’assurer que le montant des liquidités figurant dans le chéquier est identique au solde du compte figurant sur un relevé bancaire à la même date.
L’un des premiers outils nécessaires pour un rapprochement efficace des comptes est la documentation de chaque transaction effectuée au cours de la période considérée. Les gens doivent conserver tous les bordereaux de dépôt, les enregistrements des retraits aux guichets automatiques, les paiements électroniques, les chèques annulés et le dernier jeu de relevés bancaires jusqu’à ce qu’ils aient rapproché la période en question. Pouvoir vérifier rapidement le solde d’ouverture de la période, puis comptabiliser chaque transaction à l’aide d’un document, accélérera le processus consistant soit à affirmer que le titulaire du compte et la banque sont d’accord, soit à l’aider à détecter rapidement tout écart.
Si le titulaire du compte constate une anomalie de quelque nature que ce soit, elle doit utiliser ses documents pour isoler l’origine du problème et contacter immédiatement la banque. Par exemple, elle peut remarquer que le solde d’ouverture de la période ne correspond pas au solde de clôture de la période précédente, même si tout a été rapproché à ce moment-là. C’est un signe qu’elle devra peut-être parler à son institution financière et découvrir ce qui s’est passé. Il y a de fortes chances qu’il s’agisse d’une simple erreur qui sera corrigée une fois qu’elle sera portée à l’attention de la banque. Sans avoir les documents en ordre et sans réconcilier le compte, cependant, l’écart pourrait passer inaperçu pendant des mois et devenir très difficile à localiser.
Les titulaires de compte ne doivent pas oublier de réserver une heure précise chaque mois pour le rapprochement des comptes. Retarder la tâche ne fera que la rendre plus difficile. Bien que cela puisse ne pas être un gros problème au début, les gens doivent garder à l’esprit que, s’il y a quelque chose à rechercher, il est beaucoup plus facile de faire l’enquête le plus tôt possible. Cela est particulièrement vrai dans les affaires, où un employé avec une carte de débit autorisée sur un compte de voyage peut avoir omis de remettre un reçu. Rafraîchir sa mémoire et obtenir une copie du reçu sera beaucoup plus facile si l’événement s’est produit au cours des deux dernières semaines plutôt qu’il y a deux mois.
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