Une entreprise qui traite des ventes au grand public, en particulier celles qui sont uniquement en ligne, peut bénéficier du rapprochement des paiements. Les étapes du rapprochement des paiements peuvent varier selon le type d’entreprise et les types de paiements ou de soldes dus. Une entreprise qui recherche des paiements de la part des consommateurs peut employer des tactiques légèrement différentes des paiements interentreprises. Ces étapes peuvent inclure la mise en correspondance des données de facturation avec les revenus pour trouver des écarts, contacter ceux qui doivent le paiement ou même réconcilier les erreurs avec les institutions financières.
De nombreuses entreprises rapprochent manuellement tous les paiements provenant de clients ou d’autres sources. Cela peut parfois entraîner la disparition de paiements ou de données, mais est toujours préféré par ceux qui ne souhaitent pas investir dans un logiciel de réconciliation. Les étapes de rapprochement des paiements électroniques sont conçues pour que le système puisse automatiquement rassembler et comparer tous les rapports pertinents et envoyer les résultats à l’unité de gestion appropriée.
Une fois les données recueillies, les prochaines étapes de rapprochement des paiements impliquent le tri et l’affectation de toutes les données par le logiciel informatique ou le personnel. Cela peut être fait par produit ou secteur d’activité ou tout autre critère déterminé par les propriétaires d’entreprise afin que les données pertinentes soient conservées ensemble. Ensuite, chaque élément ou collection de données peut être attribué à l’employé concerné qui traite ces données. Les étapes suivantes incluent généralement le transfert, soit avec le logiciel, soit manuellement, de toutes ces données sur une feuille de calcul ou un autre système de ce type afin qu’il soit facile de revoir tous les dépôts et les rétrofacturations.
Le traitement des cartes de crédit peut également être une étape dans le processus de rapprochement des paiements de certaines entreprises. Cela comprend les transactions et les noms, numéros de téléphone et adresses des clients. Il est important pour la plupart des entreprises de disposer d’un logiciel ou d’un hébergement tiers capable de gérer cela afin de traiter correctement les paiements et de capturer les informations de carte de crédit. Le système peut alors décider pour l’entreprise si elle doit radier les paiements non reçus ou les représenter.
Les dernières étapes nécessiteront une interaction humaine uniquement pour évaluer les informations produites par le programme de rapprochement des paiements. Le plus souvent, le personnel n’est généralement pas tenu de rechercher quoi que ce soit et doit uniquement agir sur les informations qui ont été fournies. Ces actions peuvent inclure le contact avec les bénéficiaires ou le dépôt de données pour des examens trimestriels. Si les paiements ne peuvent pas être rapprochés, ils sont considérés comme en souffrance et, dans la plupart des entreprises, ils deviennent une priorité élevée et peuvent sérieusement affecter les relations commerciales et clients. Il est important pour les entreprises de réconcilier tous les paiements possibles, mais la plupart ont une marge pour les dettes impayées intégrée dans leurs budgets.