Le rapprochement du grand livre est une ?tape essentielle pour s’assurer que les activit?s financi?res d’une organisation ont ?t? correctement enregistr?es, de sorte que l’?tat financier de l’organisation puisse ?tre consid?r? comme un reflet fid?le de sa situation financi?re. La r?conciliation elle-m?me fait r?f?rence ? la comparaison de diff?rents enregistrements dans le but de s’assurer que les chiffres sont exacts et concordants et, lorsqu’ils ne le sont pas, de les faire concorder. Semblable au rapprochement de son ch?quier personnel, le rapprochement du grand livre consiste ? v?rifier que toutes les transactions de l’organisation au cours de la p?riode ont ?t? correctement enregistr?es. Le rapprochement d’un grand livre est bien entendu beaucoup plus complexe et fr?quemment informatis? ; m?me ainsi, le rapprochement du grand livre d’une grande entreprise peut parfois prendre des jours.
La premi?re ?tape du processus de rapprochement du grand livre est de s’assurer que les responsables du rapprochement ne sont pas impliqu?s dans la comptabilisation de ses comptes. Disposer d’un syst?me de freins et contrepoids est essentiel pour pr?venir la fraude ou le d?tournement de fonds. De m?me, un dossier permanent et contemporain doit ?tre conserv? de toutes les transactions. Par exemple, tous les revenus doivent ?tre rapidement enregistr?s et d?pos?s quotidiennement ? la banque. Les diff?rences entre les montants d?pos?s ? la banque et les revenus peuvent ?tre simplement des erreurs d’?criture, mais peuvent ?galement r?v?ler une activit? frauduleuse.
Les sommes des ?critures dans les livres auxiliaires sont enregistr?es dans des ? comptes de rapprochement ? dans le grand livre. Les ?critures dans les livres auxiliaires, telles que les comptes fournisseurs ou les comptes clients, doivent ?tre compar?es ? leurs pi?ces justificatives, et la somme des ?critures dans chaque livre auxiliaire doit ?tre compar?e ? leur ?criture correspondante dans le grand livre. Il existe un certain nombre d’erreurs possibles qui peuvent ?tre commises lors de la comptabilisation dans un grand livre, et la plupart d’entre elles n’impliquent ni fraude ni d?tournement de fonds. Par exemple, des ?l?ments peuvent ?tre enregistr?s avec les montants en esp?ces appropri?s, mais sur le mauvais compte, ou les chiffres d’une ?criture peuvent ?tre transpos?s. Un rapprochement approfondi du grand livre devrait r?v?ler ces erreurs. Lorsque des erreurs ou des divergences sont d?tect?es, elles ne doivent pas ?tre corrig?es, mais enregistr?es s?par?ment et affich?es en tant qu’?critures de rapprochement.
L’un des rapprochements les plus importants du grand livre g?n?ral est le rapprochement des esp?ces, qui compare les ?critures du grand livre avec les enregistrements de d?p?ts bancaires. Bien que les erreurs d?couvertes ? ce stade puissent ?tre de simples erreurs de calcul, elles doivent ?tre prises tr?s au s?rieux ; s’ils ne sont pas d?tect?s, ils peuvent entra?ner une inexactitude de la situation financi?re de l’entreprise dans les ?tats financiers, qui sont enti?rement tir?s du grand livre g?n?ral.
Un autre ?l?ment important du rapprochement du grand livre g?n?ral est la balance de v?rification, qui consiste simplement ? comparer la somme de tous les d?bits avec la somme de tous les cr?dits. Si les deux totaux ne sont pas ?gaux, les comptes sont d?s?quilibr?s et ? tout le moins, l’erreur doit ?tre recherch?e et une ?criture rectificative effectu?e.
Surtout dans une grande organisation, il est imprudent d’attendre la pr?paration de l’?tat financier pour rapprocher le grand livre. Au lieu de cela, le rapprochement des comptes du grand livre devrait avoir lieu de mani?re continue au fur et ? mesure que les ?critures sont effectu?es, et les composants qui composent les grands livres auxiliaires devraient ?tre examin?s et rapproch?s aussi fr?quemment que possible. Une balance de v?rification doit ?galement ?tre effectu?e aussi souvent que possible, mais en aucun cas moins d’une fois par mois.
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