Le rapprochement du grand livre est une étape essentielle pour s’assurer que les activités financières d’une organisation ont été correctement enregistrées, de sorte que l’état financier de l’organisation puisse être considéré comme un reflet fidèle de sa situation financière. La réconciliation elle-même fait référence à la comparaison de différents enregistrements dans le but de s’assurer que les chiffres sont exacts et concordants et, lorsqu’ils ne le sont pas, de les faire concorder. Semblable au rapprochement de son chéquier personnel, le rapprochement du grand livre consiste à vérifier que toutes les transactions de l’organisation au cours de la période ont été correctement enregistrées. Le rapprochement d’un grand livre est bien entendu beaucoup plus complexe et fréquemment informatisé ; même ainsi, le rapprochement du grand livre d’une grande entreprise peut parfois prendre des jours.
La première étape du processus de rapprochement du grand livre est de s’assurer que les responsables du rapprochement ne sont pas impliqués dans la comptabilisation de ses comptes. Disposer d’un système de freins et contrepoids est essentiel pour prévenir la fraude ou le détournement de fonds. De même, un dossier permanent et contemporain doit être conservé de toutes les transactions. Par exemple, tous les revenus doivent être rapidement enregistrés et déposés quotidiennement à la banque. Les différences entre les montants déposés à la banque et les revenus peuvent être simplement des erreurs d’écriture, mais peuvent également révéler une activité frauduleuse.
Les sommes des écritures dans les livres auxiliaires sont enregistrées dans des « comptes de rapprochement » dans le grand livre. Les écritures dans les livres auxiliaires, telles que les comptes fournisseurs ou les comptes clients, doivent être comparées à leurs pièces justificatives, et la somme des écritures dans chaque livre auxiliaire doit être comparée à leur écriture correspondante dans le grand livre. Il existe un certain nombre d’erreurs possibles qui peuvent être commises lors de la comptabilisation dans un grand livre, et la plupart d’entre elles n’impliquent ni fraude ni détournement de fonds. Par exemple, des éléments peuvent être enregistrés avec les montants en espèces appropriés, mais sur le mauvais compte, ou les chiffres d’une écriture peuvent être transposés. Un rapprochement approfondi du grand livre devrait révéler ces erreurs. Lorsque des erreurs ou des divergences sont détectées, elles ne doivent pas être corrigées, mais enregistrées séparément et affichées en tant qu’écritures de rapprochement.
L’un des rapprochements les plus importants du grand livre général est le rapprochement des espèces, qui compare les écritures du grand livre avec les enregistrements de dépôts bancaires. Bien que les erreurs découvertes à ce stade puissent être de simples erreurs de calcul, elles doivent être prises très au sérieux ; s’ils ne sont pas détectés, ils peuvent entraîner une inexactitude de la situation financière de l’entreprise dans les états financiers, qui sont entièrement tirés du grand livre général.
Un autre élément important du rapprochement du grand livre général est la balance de vérification, qui consiste simplement à comparer la somme de tous les débits avec la somme de tous les crédits. Si les deux totaux ne sont pas égaux, les comptes sont déséquilibrés et à tout le moins, l’erreur doit être recherchée et une écriture rectificative effectuée.
Surtout dans une grande organisation, il est imprudent d’attendre la préparation de l’état financier pour rapprocher le grand livre. Au lieu de cela, le rapprochement des comptes du grand livre devrait avoir lieu de manière continue au fur et à mesure que les écritures sont effectuées, et les composants qui composent les grands livres auxiliaires devraient être examinés et rapprochés aussi fréquemment que possible. Une balance de vérification doit également être effectuée aussi souvent que possible, mais en aucun cas moins d’une fois par mois.
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