Le processus de rapprochement du bilan comporte quatre étapes. Les étapes comprennent : équilibrer le compte selon la banque, équilibrer le compte selon les livres, comparer le solde bancaire et le solde comptable et créer des écritures de journal pour effectuer les ajustements nécessaires. Ces étapes sont normalement effectuées par des comptables et/ou des professionnels.
Le rapprochement du bilan est nécessaire pour s’assurer que les relevés bancaires et les liquidités réelles correspondent à l’argent qui a été dépensé, décaissé ou autrement transféré par l’entreprise au cours d’une période spécifique, généralement un mois. En apparence, c’est un processus complexe, mais une fois les mécanismes compris, réconcilier un bilan est simple. En fait, le processus est similaire à la manière dont un individu équilibre son chéquier à la fin de chaque mois.
La première étape du rapprochement du bilan est l’équilibrage du compte selon la banque. Cela signifie que la personne effectuant le rapprochement doit obtenir une copie du relevé bancaire du mois en question. Il doit ensuite s’assurer que tous les dépôts et débits effectués par l’intermédiaire de la banque correspondent à ce que le relevé bancaire indique à la fermeture des bureaux le jour où le relevé a été imprimé.
Une partie de cette première étape consiste à comparer les chèques tirés et encaissés aux montants encaissés par la banque. La personne qui rapproche les informations doit également rendre compte de tous les chèques qui n’ont pas encore été encaissés ou qui n’ont pas par ailleurs été inscrits au bilan. Une fois cela fait, la deuxième étape du processus de rapprochement du bilan peut commencer.
La deuxième étape du processus de rapprochement du bilan consiste à équilibrer le compte selon les livres. Ici, l’individu prendra les chèques qui ont été émis et les dépôts qui ont été effectués selon les dossiers financiers qui sont au dossier, et tentera de les rapprocher pour s’assurer que le montant final enregistré selon les documents financiers de l’entreprise est égal à ce qu’il devrait. Pour déterminer si ce nombre est exact, le nombre enregistré sera comparé au montant final qui était enregistré au début du mois après l’ajout de tous les dépôts et la soustraction de tous les débits ou chèques qui ont été tirés du compte par la fin du mois.
Une fois le montant final de la banque et le montant final de l’entreprise calculés, la troisième étape consiste à comparer les deux pour s’assurer que les soldes sont les mêmes. Cela implique de s’assurer que les dossiers financiers de la banque et de l’entreprise sont à la fois corrects et indiquent le même montant de dépôts, de retraits et d’autres activités. Enfin, à la quatrième étape, la personne qui réconcilie le compte peut faire des entrées dans le journal concernant les raisons pour lesquelles il y avait des différences ou quoi d’autre a été découvert comme écarts pour cette période.