L’un des éléments clés de tout programme viable de gestion des comptes clients est de fournir des rapports périodiques qui montrent le processus de vieillissement des factures impayées émises aux clients pour des biens et services rendus. Le processus de vieillissement des comptes débiteurs est le moyen par lequel ces rapports sont compilés et fournis aux fonctionnaires compétents de l’organisation.
Le vieillissement des comptes clients est un élément précieux pour pouvoir structurer un budget de fonctionnement pour l’entreprise. Comprendre les habitudes de paiement existantes des clients et faire correspondre cela avec le besoin de revenus stables dans l’entreprise afin qu’elle puisse s’acquitter de ses obligations en cours permet de garantir que l’organisation disposera de fonds à une date donnée pour prendre en charge les coûts d’exploitation. Sans maintenir une veille constante sur les flux de revenus dans l’entreprise, il est impossible de construire et de travailler avec un budget solide.
Par exemple, si votre entreprise facture ses clients à des conditions de XNUMX jours, mais que les plus gros clients paient systématiquement plus près de XNUMX jours, il est judicieux de garantir à vos fournisseurs des conditions de paiement qui reflètent cette réalité commerciale. Le fait de ne pas connaître la différence entre le délai de paiement souhaité et la fourchette de paiement moyenne utilisée par la plupart de vos clients entraînera une entreprise à court de capital d’exploitation, car elle a contracté des obligations qu’elle ne peut pas respecter dans un délai acceptable. Cela aura un impact négatif sur votre relation avec vos fournisseurs, ce qui à son tour pourrait avoir un impact sur votre capacité à exploiter et à servir votre clientèle.
Deuxièmement, le vieillissement des comptes clients est un excellent outil pour resserrer les liens avec les clients. Si un rapport périodique montre qu’un client régulier a une facture impayée depuis plus de quatre-vingt-dix jours, mais a même payé des factures envoyées il y a trente jours, c’est l’occasion de contacter le client et de lui demander l’état de la facture. Très souvent, la facture peut avoir simplement été égarée et le paiement peut être coupé immédiatement une fois le problème signalé. Des enquêtes courtoises de cette nature ne seraient pas possibles si le vieillissement exact des comptes débiteurs n’est pas maintenu.
Pour aller plus loin, le vieillissement des comptes clients peut aider à indiquer le moment où il est peut-être temps de rompre une relation avec un client. Si le rapport périodique sur le vieillissement montre systématiquement que le client a du mal à payer ses factures en temps opportun, il est peut-être temps de se pencher sur la santé financière de cette entreprise. De nombreuses entreprises utiliseront le vieillissement des comptes clients pour déterminer si une sorte d’enquête est nécessaire. Par exemple, un client qui a systématiquement des factures tombant dans la période de quatre-vingt-dix à cent vingt jours avant que les paiements ne soient effectués pourrait très bien être sur le point de se coucher.
Plutôt que de continuer à offrir des services qui devront éventuellement être radiés en tant que créances irrécouvrables, utilisez le vieillissement des comptes clients pour éviter ce genre de problème. Informez le client que votre entreprise ne sera pas en mesure de fournir d’autres services à moins que les soldes de créances impayés ne soient mis à jour et qu’une sorte d’arrangements de paiement anticipé soient pris pour une utilisation future.