L’échange de données informatisées (EDI) est le processus d’utilisation d’ordinateurs pour échanger des documents commerciaux entre les entreprises. Auparavant, les télécopieurs ou le courrier traditionnel étaient utilisés pour échanger des documents. Le courrier et la télécopie sont toujours utilisés dans les affaires, mais l’EDI est un moyen beaucoup plus rapide de faire la même chose.
L’EDI est utilisé par un grand nombre d’entreprises. Plus de 100,000 70 entreprises ont remplacé les méthodes plus traditionnelles par l’EDI. Ce nouveau système présente un certain nombre d’avantages; le coût est l’un d’entre eux. L’échange d’ordinateur à ordinateur est beaucoup moins coûteux que les méthodes traditionnelles d’échange de documents. Le traitement d’une commande papier peut coûter jusqu’à 1 USD, tandis que l’utilisation de l’EDI coûte XNUMX USD ou moins.
Comme un ordinateur traite les documents en EDI, il y a également moins de risque d’erreur humaine. La vitesse est un autre avantage. Un bon de commande papier peut prendre de dix jours à deux semaines entre le moment où l’acheteur le demande et le moment où l’expéditeur l’envoie. Désormais, la même commande peut être traitée en moins d’une journée.
Ces délais de transaction plus rapides aident à maintenir des niveaux de stocks efficaces. Ils contribuent également à une meilleure utilisation de l’espace de stockage et à moins de problèmes de rupture de stock. Cela conduit à son tour à une réduction des frais de transport, car il ne devrait pas y avoir de suppléments de livraison urgente de dernière minute.
Il y a quelques inconvénients au processus. L’EDI ne peut fonctionner que si toutes les personnes avec lesquelles l’entreprise traite utilisent la même méthode. Si le basculement n’a pas été effectué au sein de certaines entreprises, d’autres entreprises qui traitent avec elles peuvent être amenées à utiliser l’EDI en plus des méthodes plus traditionnelles. Cela peut être coûteux et prendre du temps. Cela peut impliquer un membre du personnel qui maintient le processus d’envoi pendant qu’un autre travailleur envoie des documents par voie électronique.
Le processus d’utilisation de l’EDI pour l’achat est très simple. Une fois le bon de commande rédigé, le document est traduit dans un format spécifique et soumis au fournisseur via Internet. Il faut s’assurer que le document utilisé par les deux parties est exactement dans le même format.
La sécurité est un enjeu important pour les entreprises utilisant l’EDI. La sécurité des données est contrôlée tout au long du processus à l’aide de mots de passe, de cryptage et d’identification de l’utilisateur. L’EDI dispose d’un logiciel qui vérifie et modifie l’exactitude des documents.
Fondamentalement, tout ce qui est nécessaire pour exécuter cette méthode d’échange de documents est un ordinateur et un accès à Internet. Il existe de nombreuses entreprises qui fournissent des packages d’applications logicielles EDI simples. Ceux-ci ont leur propre logiciel de cryptage et le processus d’installation peut être terminé en quelques minutes. À partir d’un petit investissement initial, les entreprises peuvent utiliser l’EDI pour améliorer leur efficacité tout en économisant du temps, de l’argent et de la main-d’œuvre.
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