L’?change de donn?es informatis?es (EDI) est le processus d’utilisation d’ordinateurs pour ?changer des documents commerciaux entre les entreprises. Auparavant, les t?l?copieurs ou le courrier traditionnel ?taient utilis?s pour ?changer des documents. Le courrier et la t?l?copie sont toujours utilis?s dans les affaires, mais l’EDI est un moyen beaucoup plus rapide de faire la m?me chose.
L’EDI est utilis? par un grand nombre d’entreprises. Plus de 100,000 70 entreprises ont remplac? les m?thodes plus traditionnelles par l’EDI. Ce nouveau syst?me pr?sente un certain nombre d’avantages; le co?t est l’un d’entre eux. L’?change d’ordinateur ? ordinateur est beaucoup moins co?teux que les m?thodes traditionnelles d’?change de documents. Le traitement d’une commande papier peut co?ter jusqu’? 1?USD, tandis que l’utilisation de l’EDI co?te XNUMX?USD ou moins.
Comme un ordinateur traite les documents en EDI, il y a ?galement moins de risque d’erreur humaine. La vitesse est un autre avantage. Un bon de commande papier peut prendre de dix jours ? deux semaines entre le moment o? l’acheteur le demande et le moment o? l’exp?diteur l’envoie. D?sormais, la m?me commande peut ?tre trait?e en moins d’une journ?e.
Ces d?lais de transaction plus rapides aident ? maintenir des niveaux de stocks efficaces. Ils contribuent ?galement ? une meilleure utilisation de l’espace de stockage et ? moins de probl?mes de rupture de stock. Cela conduit ? son tour ? une r?duction des frais de transport, car il ne devrait pas y avoir de suppl?ments de livraison urgente de derni?re minute.
Il y a quelques inconv?nients au processus. L’EDI ne peut fonctionner que si toutes les personnes avec lesquelles l’entreprise traite utilisent la m?me m?thode. Si le basculement n’a pas ?t? effectu? au sein de certaines entreprises, d’autres entreprises qui traitent avec elles peuvent ?tre amen?es ? utiliser l’EDI en plus des m?thodes plus traditionnelles. Cela peut ?tre co?teux et prendre du temps. Cela peut impliquer un membre du personnel qui maintient le processus d’envoi pendant qu’un autre travailleur envoie des documents par voie ?lectronique.
Le processus d’utilisation de l’EDI pour l’achat est tr?s simple. Une fois le bon de commande r?dig?, le document est traduit dans un format sp?cifique et soumis au fournisseur via Internet. Il faut s’assurer que le document utilis? par les deux parties est exactement dans le m?me format.
La s?curit? est un enjeu important pour les entreprises utilisant l’EDI. La s?curit? des donn?es est contr?l?e tout au long du processus ? l’aide de mots de passe, de cryptage et d’identification de l’utilisateur. L’EDI dispose d’un logiciel qui v?rifie et modifie l’exactitude des documents.
Fondamentalement, tout ce qui est n?cessaire pour ex?cuter cette m?thode d’?change de documents est un ordinateur et un acc?s ? Internet. Il existe de nombreuses entreprises qui fournissent des packages d’applications logicielles EDI simples. Ceux-ci ont leur propre logiciel de cryptage et le processus d’installation peut ?tre termin? en quelques minutes. ? partir d’un petit investissement initial, les entreprises peuvent utiliser l’EDI pour am?liorer leur efficacit? tout en ?conomisant du temps, de l’argent et de la main-d’?uvre.
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