Il y a plusieurs facteurs à considérer lors du choix d’un échange de données informatisé (EDI). Parmi les plus importants, citons le budget, la taille de l’entreprise et les besoins spécifiques. Il peut également être avantageux de considérer la capacité de l’organisation à prendre en charge un système EDI avant de faire un achat. De nombreuses entreprises décident quel échange de données électroniques acheter en fonction des systèmes avec lesquels elles communiquent régulièrement.
Le format est un élément important à considérer lors du choix d’un système d’échange de données informatisé. Certaines entreprises peuvent acheter une version qui utilise un logiciel et doit être intégrée au système informatique de l’organisation. C’est généralement une bonne option pour une grande entreprise avec un personnel de support technique. Les entreprises qui ne souhaitent pas télécharger un EDI peuvent utiliser une interface Web. Cela peut être une meilleure alternative pour les petites organisations.
Les besoins des entreprises avec lesquelles une organisation communique est un autre facteur à considérer lors du choix d’un EDI. Certaines entreprises ont des réglementations strictes quant au format et aux modes de livraison utilisés pour le transport des documents. Alors que les échanges de données électroniques ont tendance à avoir une configuration universelle, certains détails peuvent être spécifiques à certains systèmes. Une entreprise peut également considérer un système utilisé par un partenaire comme une entité éprouvée s’il s’est avéré bénéfique pour cette entreprise.
Le budget est un autre facteur à prendre en compte lors de la recherche d’un EDI. En plus des frais de démarrage, le prix des mises à niveau et de la maintenance est également important à garder à l’esprit. Il peut également être utile d’évaluer le temps que le personnel technique consacrera au produit et d’estimer l’impact financier.
L’interface d’un EDI est un autre élément important à considérer. Cela peut dépendre en partie de la capacité technique du personnel qui doit utiliser le système. Des employés plus compétents peuvent être disposés à gérer un système complexe, tandis que des professionnels moins techniques peuvent souhaiter une interface plus conviviale.
Il peut également être utile d’examiner la quantité et le type de volume que l’échange électronique de données devra traiter. Un facteur important à considérer est le nombre moyen de documents à échanger, des estimations quotidiennes à l’utilisation annuelle. Le nombre d’employés censés utiliser le système peut également jouer un rôle dans la décision d’achat. Il peut être plus facile d’utiliser une interface Web si plusieurs personnes doivent envoyer des documents.