L’exécution après la conférence implique la prise de commande, les envois postaux, la documentation et l’exécution des produits traités après la fin d’une conférence. Par définition, l’exécution comprend diverses tâches telles que la réception, le stockage, l’assemblage et l’expédition de produits ou de données pour une autre partie. Les autres services incluent la gestion des stocks, l’entreposage et la gestion des données.
Le traitement après la conférence est souvent personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques du client, mais comprend fréquemment la vente et le service d’articles tels que la documentation d’assistance, le matériel de salon, les brochures publicitaires et les promotions destinées aux consommateurs. Les services associés peuvent également inclure l’impression numérique, l’envoi postal et parfois le développement Web. Fréquemment, les entreprises passent un contrat pour faire faire des bandes audio ou vidéo d’une conférence, puis travaillent avec une société de distribution pour distribuer ces produits.
De même, les prestataires de services post-conférence peuvent produire des classeurs, des CD-ROM ou des DVD et disposer d’un stand de vente pour les conférenciers. Le traitement de la documentation comprend la cueillette, l’emballage et l’expédition de la documentation relative à la conférence ou au marketing. Les services post-conférence incluent également la communication par e-mail avec les participants. D’autres services peuvent inclure la gestion de la base de données des détails de la conférence. Une autre tâche connexe est la correspondance de suivi nécessaire pour fournir des unités de formation continue aux participants à la conférence.
Dans le cas où une entreprise ou une organisation propose des envois d’informations ou de brochures lors d’une conférence, le traitement post-conférence peut gérer les détails de l’entreprise ou de l’organisation. En tant que branche de l’industrie du marketing direct, un service de traitement des commandes peut maintenir l’inventaire et commander de nouveaux produits à la suite d’une conférence. Si les documents ou la littérature sont en ligne, le service peut également gérer les ventes sur Internet. Un service de traitement des commandes peut également fournir un service client et des services de rappel au cas où votre association ou votre entreprise en aurait besoin.
Les avantages pour la plupart des entreprises qui utilisent les services d’exécution post-conférence incluent le traitement et l’expédition en un jour. Étant donné que la plupart des entreprises ne se spécialisent pas dans l’expédition et la prise de commandes, un service de traitement des commandes peut libérer du temps et des ressources. Un service d’exécution peut gérer toutes les étapes du cycle d’exécution, y compris l’acceptation des commandes et la gestion de la logistique, de l’expédition et de la facturation soit directement à un client, soit à un point de distribution sélectionné. Grâce à la gestion des données, un service de traitement des commandes peut fournir des informations géographiques et démographiques sur les membres ou les clients d’une entreprise.
Comme avantage, les entreprises qui parrainent une conférence sont fréquemment autorisées à inclure leur matériel promotionnel dans les envois pré et post-conférence. De nombreuses sociétés d’exécution après la conférence passent également un contrat pour fournir des envois postaux avant la conférence afin de promouvoir la participation.
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